Ist die Arbeit im Büro etwas für mich? Notwendige Voraussetzungen für Bürokräfte

Der Beruf der Bürokraft kann heutzutage in Deutschland millionenfach vorgefunden werden und beschreibt ein Tätigkeitsfeld, bei welchem die Arbeit zumeist sitzend in einem Büro ausgeführt wird. Damit dies konzentriert, gewissenhaft und mit gutem Ergebnis gelingt, werden einige Anforderungen an den oder die Büroangestellte/n gestellt. Wissen Sie, welche Voraussetzungen man mitbringen sollte, um auch langfristig erfolgreich in einem Büro arbeiten zu können? Wir sagen es Ihnen.

Von Christian Steinfort

Von PC-Kenntnissen bis hin zum selbstständigen Arbeiten - was muss man als Bürokraft mitbringen? — © Kzenon - www.fotolia.de

Berufsbild Bürokraft

Als Bürokräfte bezeichnet man hierzulande Angestellte in einem Büro, die dort üblicherweise Hilfstätigkeiten ausführen. Eine gesetzlich geschützte Berufsbezeichnung liegt in diesem Fall nicht vor.

Zu den Tätigkeiten zählen vor allen Dingen Schreibaufgaben. Hier gehören

Lieferscheine
Rechnungen
E-Mails sowie
Briefe.

Zu den weiteren typischen Tätigkeiten einer Bürokraft zählen:

Telefonieren
die Dateneingabe im Computer
das Sortieren von Unterlagen
die Verteilung der Eingangspost im Betrieb
das Kopieren von Unterlagen
die Planung von Terminen

Je nach Kenntnissen zählt auch die Buchhaltung zum Aufgabenbereich, ebenso die Erstellung und Auswertung von Statistiken. Handelt es sich um kleinere Betriebe, werden hier auch die Zahlungsabläufe überprüft.

Telefongespräche werden angenommen und weitergeleitet. Bei wichtigen Gesprächen werden Gesprächsnotizen gemacht.

Die Sachbearbeitung beinhaltet das schriftliche Festhalten jedes Vorgangs im Unternehmen sowie das Sortieren und Abheften dieser Aufzeichnungen. Bei der Postbearbeitung muss gegebenenfalls auf bestimmte Vorgaben geachtet und sich an Vorlagen gehalten werden.

Die Terminplanung schließt die Vereinbarung von Terminen für andere Mitarbeiter sowie das Entgegennehmen und Bestätigen von Terminwünschen mit ein. Die Termine werden in einem Computerprogramm eingegeben und sind für die entsprechenden Abteilungen einsehbar.

Um als Bürokraft arbeiten zu können, bedarf es keinen bestimmten Schulabschlusses; die Einarbeitung erfolgt vor allem im Büro- und Verwaltungsbereich direkt vor Ort am Arbeitsplatz. Allgemeine PC-Kenntnisse sind standardmäßig erwünscht, manchmal ebenso Grundkenntnisse.

PC-Kenntnisse und freundliches Auftreten als wichtige Grundvoraussetzungen

Einsatzgebiete

In einem Unternehmen gibt es mehrere Abteilungen, in denen man jeweils als Bürokraft eingestellt werden kann. Es stehen somit unterschiedliche Positionen zur Verfügung, wie etwa:

Einkauf
Verkauf
Telefonzentrale
Sekretariat
Auftragsbearbeitung

Wichtige Voraussetzungen für den Job als Bürokraft

Damit man einen Bürojob möglichst gut meistern kann, sollte man einige Voraussetzungen mitbringen.

PC-Kenntnisse

Zunächst einmal sollte man über solide PC-Kenntnisse verfügen. Dies schließt einerseits die allgemeine Navigation innerhalb gängiger Betriebssysteme und die Fähigkeit ein, sich selbstständig in Programme und Vorgänge einarbeiten zu können.

Darüber hinaus sollte man in der Lage sein, Standard Office-Anwendungen sicher zu bedienen. Bei diesen handelt es sich beispielsweise um Word und Excel.

Konzentrationsfähigkeit

Des Weiteren sollte man in der Lage sein, sich über lange Zeiten konzentrieren zu können. Diese Konzentration ist im Büro ständig gefordert, da man sich den gesamten Arbeitstag mit Aufgaben konfrontiert sieht, welche akribisch und überlegt bewältigt werden wollen. Mit dieser Konzentrationsfähigkeit geht auch die Grundvoraussetzung Verlässlichkeit einher, welche sich ebenso auf die gewissenhafte Ausführung der Arbeit bezieht.

Selbstständiges Arbeiten

Als grundlegende Bedingung kann darüber hinaus aber auch die Fähigkeit des selbstständigen Arbeitens genannt werden. Bei der Arbeit im Büro wird man nur selten direkt überwacht, sondern bekommt zahlreiche Aufgabenfelder zugeteilt, welche eigenständig bearbeitet werden müssen und verschiedene Prioritätsstufen genießen. Wer hier nicht in der Lage ist, sich die Arbeit selbstständig aufzuteilen und effektiv vorzugehen, wird oft in Konflikt mit den Vorgesetzten geraten.

Team- und Kommunikationsfähigkeit

Neben der eben genannten Selbstständigkeit fordert ein Bürojob aber auch häufig ein hohes Maß an Team- und Kommunikationsfähigkeit. Dies bedeutet einerseits, dass man sich mit eigenen Mitarbeitern abstimmen und zusammen mit diesen zielorientiert vorgehen muss.

Gleichzeitig wird die Kommunikationsfähigkeit aber auch bei Kundenkontakt und Verhandlungen mit Geschäftspartnern benötigt, was auch in das Aufgabenfeld vieler Bürokräfte fällt. In diesem Zusammenhang ist auch eine starke Persönlichkeit und souveränes Auftreten von Vorteil, welches den Erfolg bei derartigen Kontakten unterstützt.

Sekretariatsaufgaben

Zuletzt sollte man noch in der Lage sein, allgemeine Sekretariatsaufgaben sicher und schnell bewältigen zu können. Dies schließt beispielsweise

das Abwickeln von Anrufen
die Koordination von Terminen und
Reiseplanungen

ein.

Weitere Anforderungen

Zu den weiteren fachlichen sowie persönlichen Kompetenzen, die von einer Bürokraft verlangt werden können, zählen:

Belastbarkeit
Organisationstalent
die Bereitschaft und der Wille, Neues zu lernen
die Bedienung der Telefonanlage
die Bedienung der Geräte wie Fax, Kopierer und Co.
Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
mitunter Englischkenntnisse, wenn mit ausländischen Kunden kommuniziert werden muss
Freundlichkeit
ein gepflegtes Äußeres
ein souveränes Auftreten
häufig auch PKW und Führerschein

Insgesamt muss man nicht zwangsweise über all die fachlichen Fähigkeiten und Qualifikationen verfügen, um theoretisch im Büro arbeiten zu können. Sie helfen aber definitiv dabei, sich spätere Lernprozesse zu ersparen und sorgen dafür, dass berechtigterweise auf eine erfolgreiche Karriere gehofft werden kann.

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