Arbeitgeber-Tipps zum Schreiben einer Einladung zu einem Vorstellungsgespräch
Jedes Unternehmen sucht qualifizierte Mitarbeiter. Wichtig ist es daher, auch in der eigenen Kommunikation mit geeigneten Kandidaten stets einen professionellen und vorbildlichen Eindruck zu hinterlassen. Wer als Arbeitgeber etwa die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch mangelhaft gestaltet, riskiert nicht selten den vorzeitigen Absprung des Bewerbers. Denn auch dieser sucht für seine Zukunft das beste Umfeld. Lesen Sie, worauf es als Arbeitgeber beim Schreiben einer Einladung zum Vorstellungsgespräch ankommt.
Ein Einladungsschreiben zum Vorstellungsgespräch hat folgende Funktionen:
- den Bewerber über das Interesse des Unternehmens zu informieren
- gleichzeitig den Bewerberkreis einzugrenzen
- als Visitenkarte des Unternehmens zu dienen
Es sollte daher vom Arbeitgeber besonders ernst genommen und dementsprechend auch sorgfältig erarbeitet werden. Viele Unternehmen entscheiden sich in diesem Zusammenhang für die Einladung per E-Mail, allerdings lässt sich der schriftlichen Form, die per Post versendet wird, ein deutlich förmlicheres Auftreten anrechnen.
Schon bei der Wahl des Mediums sollte man also mit Bedacht vorgehen. Als kompetentes Unternehmen möchte man einen ebenso kompetenten Mitarbeiter für dieses gewinnen; es gilt also, sich von seiner bestmöglichen Seite zu zeigen.
Im Folgenden gehen wir auf die wichtigsten Aspekte beim Erstellen einer Einladung zum Vorstellungsgespräch ein...
Inhalt: Relevante Daten
Entscheidend ist in einem solchen Schreiben zunächst einmal nur eines: Der Empfänger muss alle wichtigen Daten für den Termin vorfinden können. Hierbei handelt es sich um
- das Datum
- die Uhrzeit
- den genauen Ort -
gegebenenfalls unter Angabe der Zimmernummer - sowie die weiteren Teilnehmer Gesprächs. Handelt es sich um auswärtige Bewerber, ist ein Anfahrtsplan zu empfehlen. Zudem wichtige:
- Angaben zur Anreise
- Informationen bezüglich einer Kostenübernahme
- Angaben zu Parkmöglichkeiten
- Erreichbarkeit mit öffentlichen Verkehrsmitteln
Ebenso sollte eine Kontaktperson angegeben sein, die bei eventuellen Nachfragen erreicht werden kann. In einigen wenigen Fällen ist es zudem sinnvoll, auch die Dauer des Treffens vorab festzulegen und in dem Schreiben mitzuteilen. Gleiches gilt für solche Unterlagen, die noch nicht eingereicht wurden, individuell aber gesichtet werden sollen.
Die Terminvergabe
Doch nicht alleine die Nennung der Fristen ist bedeutsam. Auch deren Ausformung kann darüber entscheiden, ob ein Bewerber zu dem Gespräch erscheint oder nicht. Es ist daher von allzu knappen Terminen abzusehen.
- Handelt es sich um einen bereits arbeitslosen Kandidaten, der sich vielleicht seine Zeit frei einteilen kann, so dürfen fünf bis sieben Tage zwischen dem Empfang des Briefes und der Festsetzung des Treffens eingeplant werden.
- Befindet sich der Ansprechpartner allerdings noch in einem Anstellungsverhältnis, ist eine Frist von acht bis zehn Tagen üblich.
Das Unternehmen signalisiert damit, dass es an einer schnellen Lösung der offenen Personalfrage interessiert ist.
Keine altbackene Präsentation
Neben dem Inhalt ist natürlich die Form entscheidend. Leider ist es in den meisten Häusern gebräuchlich, dafür eigene Textvorlagen zu verwenden. Solche also, die schon dutzendfach zum Einsatz kamen und nicht selten vor einigen Jahren verfasst wurden.
Der Empfänger gewinnt somit zumeist einen eher tristen und nicht ganz modernen Eindruck von jener Firma, die ihn einzustellen erwägt. Besser gestaltet es sich daher, möglichst individuell auf den Bewerber einzugehen, von Floskeln und allzu kantigen Formulierungen abzusehen und stattdessen einen frischen und innovativen Brief aufzusetzen. Die Kreativität lässt sich natürlich auch mit den anspruchsvollen Formerfordernissen in Einklang bringen.
Nicht nur in Briefform
In den letzten Jahren hat sich die Verwendung der elektronischen Kommunikationsmittel durchgesetzt. Es ist daher nicht in jedem Falle notwendig, einen Brief zu versenden. Auch der Kontakt per E-Mail gilt als zulässiger Weg, eine Einladung zuzustellen.
Allerdings ist es dabei ratsam, auf gesicherte Verbindungen zurückzugreifen - immerhin wird ein solches Schreiben über eine Vielzahl persönlicher Daten verfügen und sollte daher für Dritte nicht einsehbar sein. Abzuraten ist dagegen stets von den Kurzmitteilungen auf dem Telefon. Mit ihnen sollte die Einladung zu einem Vorstellungsgespräch nur in äußerst wenigen Situationen bestätigt oder abgesagt werden. Denkbar wären sehr spontane Gegebenheiten.
Interesse zeigen
Abschließend bleibt festzuhalten, dass sich der Empfänger von der Form und dem Inhalt des Schreibens angesprochen fühlen sollte. Die Betreffzeile, jeder einzelne Absatz bis hin zur Unterschrift des Absenders muss verlockend wirken.
Gleiches gilt für eventuelle Zusagen: Bewerbern, die eigens für das Gespräch anreisen müssen, darf die Übernahme der anfallenden Kosten zugesichert werden. Das gilt gleichermaßen für die Übernachtung in einem Hotel - auch hier kann sich das Unternehmen bei der Wahl des Hauses durchaus positiv präsentieren.
Grundsätzlich sollte das Einladungsschreiben daher als gute Möglichkeit angesehen werden, sich in den Augen des Kandidaten erstmalig bewusst in Szene zu setzen. Eine Chance, die nicht ungenutzt verstreichen darf.