Das Telefon als Bewerbungsmittel: Wichtige Vorbereitungsschritte für ein Telefoninterview
Das erste Telefongespräch mit dem potentiellen neuen Arbeitgeber kann darüber entscheiden, ob es anschließend zu einem persönlichen Vorstellungsgespräch kommt - oder nicht. Dabei handelt es sich um ein Telefoninterview, in dem der Bewerber nur begrenzte Möglichkeiten hat, selbst zu agieren. Umso besser muss er sich darauf vorbereiten. Lesen Sie, worauf es als Bewerber bei einem Telefoninterview ankommt und wie man sich am besten darauf vorbereitet.
Nach erfolgreichem Abschluss der Schulausbildung beginnt mit dem Berufsleben ein neuer und unbekannter Lebensabschnitt. Berufsleben heißt, einen Beruf zu erlernen. Anstelle des vormittäglichen Schulunterrichts und den sich daran anschließenden Hausaufgaben am heimischen Schreibtisch spielt sich das Berufsleben extern, also außerhaus ab.
Der Schulbesuch war eine gesetzliche Pflicht, während das Berufsleben auf einem Vertrag, dem Ausbildungs- oder dem Arbeitsvertrag beruht. Damit es dazu kommt, benötigt der Schulabgänger ein Entree, sprich einen Ausbildungsplatz. Um den muss er sich bewerben.
Drei Stufen des Bewerbungsverfahrens
Heutzutage verläuft ein Bewerbungsverfahren in größeren oder großen Unternehmen von Handel und Dienstleistung in drei Stufen:
- Schriftliche Bewerbung
- Telefoninterview
- Persönliches Vorstellungsgespräch
Eine schriftliche Bewerbung sollte aus mehrerlei Gründen online per E-Mail und Dateianhängen abgegeben werden. Das ist für den Bewerber kostengünstiger und wird von vielen Unternehmen ausdrücklich gewünscht. Bewerbungsunterlagen lassen sich online in gleicher Weise chronologisch ordnen wie in ausgedruckter Form.
Im Übrigen ist es für Bewerbungsempfänger sehr einfach, mit einem kurzen Antwortschreiben per E-Mail abzusagen und die Bewerbung zu löschen. Das spart Zeit sowie Kosten.
Auf das Telefoninterview gehen wir im Folgenden genauer ein...
Telefoninterview
Ein Angebot zum ersten Telefongespräch, man könnte auch sagen die Einladung zu einem Telefoninterview, kann als ein erster Schritt hin zum Bewerbungserfolg gewertet werden. Die Bewerbung ist, bildlich gesprochen, nicht durch's Raster gefallen. Der Empfänger hat sich nicht nur mit ihr befasst, sondern er hakt nach.
Das Telefoninterview ist eine effektive und zunehmend bevorzugte Zwischenstufe von der schriftlichen Bewerbung hin zum Vorstellungsgespräch. Der Bewerber muss sich auf das Telefoninterview ebenso gut vorbereiten wie auf das Vorstellungsgespräch selbst. Der einzige Unterschied besteht darin, dass sich eine persönliche Präsenz erübrigt.
Damit steht natürlich auch die Kostenersparnis in Sachen Anfahrt im Zusammenhang, ebenso in Puncto Zeit. Dass Aussehen und Körpersprache in diesem Fall keine Rolle spielen, mag als Vorteil angesehen werden, allerdings ist somit gleichzeitig auch das, was man sagt, umso wichtiger.
Vorbereitung aufs Telefoninterview
Telefoninterviews per Videotelefonie sind auch heute noch eher die Seltenheit. Die eigene Vorbereitung des Bewerbers lässt sich wie folgt dreiteilen:
- Mentale Vorbereitung
- Inhaltliche Vorbereitung auf Antworten
- Inhaltliche Vorbereitung eigener Fragen
Zur mentalen, der allgemeinen Vorbereitung gehört eine ausreichend gute Information über das Unternehmen des Gesprächspartners. Ein Onlinebesuch der Firmenwebsite beginnt auf der Startseite und führt dann zum Impressum.
Daraus sind die Rechtsform, der Firmensitz sowie die Geschäftsführung des Unternehmens ersichtlich. Nicht selten werden die führenden und leitenden Mitarbeiter persönlich vorgestellt, und bei etwas Glück mit einem Lichtbild.
Eine gezielte Vorbereitung auf Fragen des Gesprächspartners ist schwierig, weil sie nicht bekannt sind. Erfahrungsgemäß handelt es sich dabei um ergänzende Fragen zu den Bewerbungsunterlagen wie:
- Verständnislücke im Lebenslauf
- Informationsbedarf zu den beigefügten Bewerbungsunterlagen
- Konkretisierung dehnbarer Aussagen wie "gute Sprachkenntnisse" oder "mit EDV-Programmanwendungen vertraut"
Für das Telefoninterview wird ein Telefontermin vereinbart. Das sollte über einen Festnetzanschluss der Fall sein. Dadurch wird die Bedeutung untermauert, am heimischen Telefon zu sitzen und nicht etwa das Telefonat von unterwegs aus so nebenbei zu erledigen.
- Feste Stimme
- klare sowie deutliche Aussprache und
- eine entspannt-gespannte Stimmung
sind die Voraussetzung für einen positiven Gesprächsverlauf. Im Raum sollte während des Telefoninterviews keine andere Person anwesend sein, jegliche Hintergrundgeräusche sind ein No-Go.
Besonders Schüler müssen darauf achten, ganz konkret und ausschließlich auf die gestellte Frage zu antworten, ohne vom Thema abzuweichen. Erwartet wird keine verbale Ausführung, sondern die Beantwortung einzelner Fragen. In einem späteren persönlichen Vorstellungsgespräch kann das anders sein - der Bewerber wird dann, oftmals durch die Gestik seines Gegenüber, zu der einen oder anderen ergänzenden Ergänzung Ausführung geradezu ermutigt.
Weitere Tipps auf einen Blick
Zu den weiteren Tipps, die man während der Vorbereitung auf ein Telefoninterview beachten sollte, zählt:
- die Vorbereitung von Standardfragen
- Informationen über den Gesprächspartner sammeln
- einen Überraschungsanruf erwarten
- sich kleiden, als würde man den Gesprächspartner sehen
Der letzte Punkt mag ein wenig merkwürdig klingen, allerdings ist es in der Tat so, dass eine formelle Kleidung automatisch die Körperhaltung verändert - und dies hat wiederum Auswirkungen auf die Stimme.
Gesprächsverlauf
Nach einer kurzen Gesprächseinführung durch den Gesprächspartner werden zunächst dessen Fragen beantwortet. Dann folgt dessen rhetorische Anmerkung, ob der Bewerber seinerseits Fragen hat. Das ist der Zeitpunkt zu sagen, um wie viel Fragen es sich handelt, die anschließend der Reihe nach vorgetragen werden.
Der Gesprächspartner entscheidet, ob er sich alle Fragen vortragen lässt und sie insgesamt, oder ob er jede Frage direkt beantwortet. Der Bewerber sollte es sich verkneifen, sich in einer seiner Fragen nach dem weiteren Werdegang seiner eigenen Bewerbung zu erkundigen - er kann darauf ohnehin keine verbindliche Antwort erwarten.
Wichtig ist es, sich mit Vor- und Zunamen zu melden und seinen Gesprächspartner zu Beginn sowie zum Ende des Telefoninterviews namentlich anzusprechen. Eventuell muss der Name vorab sprachlich geprobt werden.
Weitere hilfreiche Tipps
Damit das Telefongespräch reibungslos verläuft, sollte man ein paar weitere Tipps beherzigen:
- Atmosphäre schaffen - z.B. durch eine kurze Frage nach dem Befinden des Gesprächspartners
- auf die Ausdrucksweise achten - Füllwörter wie "äh" etc. sollten vermieden werden
- Ablenkung vermeiden - dazu zählt Essen, Rauchen, Tippen etc.
- ein Glas Wasser bereitstellen - bei trockenem Mund oder Hals kann ein Schluck Wasser helfen
- einen Wechsel ins Englische erwarten - beim internationalen Konzern möglich - in der Regel wird vorher darauf hingewiesen
- Nachfragen - definitiv besser als eine unpassende Antwort zu geben
- Nicht ins Wort fallen - der Gesprächspartner sollte ausreden dürfen, immerhin führt er das Gespräch
- Lächeln - dies hört man in der Stimme und beim Gesprächspartner kommt es sympathisch an
Typische Fehler
Bei einem Telefoninterview im Rahmen einer Stellenbewerbung gibt es vieles, was der Bewerber falsch machen kann. Damit sollte er sich nicht befassen, sondern sich darauf konzentrieren, möglichst viel richtig zu machen.
Er muss wissen, dass Gesagtes einmal gesagt und nicht mehr rückgängig zu machen ist. Vor diesem Hintergrund müssen Antworten und Fragen gut
- überlegt
- ausformuliert sowie
- durchdacht
sein. Bei den Fragen des Gesprächspartners kann es nur um die Bewerbungsunterlagen gehen, die ihm vorliegen. Die müssen dem Bewerber ebenso geläufig sein, er muss sie in- und auswendig kennen. Bei weitergehenden Fragen sollte er auf der Hut sein und eher weniger als mehr sagen.
Und sofern der Stellensuchende seine eigene Telefonstimme noch nicht kennt, sollte er sich einmal selbst anrufen und auf den Anrufbeantworter des Festnetzanschlusses sprechen. Jetzt kann er in etwa abschätzen, wie er in dem Telefoninterview bei seinem Gesprächspartner akustisch rüberkommt, wie er von ihm gehört und wahrgenommen wird.