Bewerbungsunterlagen - Tipps zum Bewerbungs- und Motivationsschreiben

Im Bewerbungsschreiben geht es vor allem darum, den Arbeitgeber von sich zu überzeugen, damit die Chancen einer Einstellung erhöht werden. Eine besondere Stellung nimmt dabei auch das Motivationsschreiben ein. Doch zu den Bewerbungsunterlagen zählen viele weitere Aspekte; zudem gibt es unterschiedliche Formen des Bewerbungsschreibens. Informieren Sie sich hier über alles Wissenswerte zum Thema Bewerbungsunterlagen.

Von Kai Zielke

Ein Überblick über die wichtigsten Bewerbungsunterlagen und Hinweise zum Verfassen des Motivationsschreibens — © contrastwerkstatt - www.fotolia.de

Das Bewerbungsschreiben stellt für viele Bewerber die schwierigste Hürde der Bewerbung dar, schließlich muss man mit diesem seine Motivation für das entsprechende Unternehmen deutlich machen. Und das Schreiben ist nicht unbedingt jedermanns Sache. Umso sorgfältiger sollte man diese Aufgabe angehen.

Bewerbungsschreiben: unterschiedliche Formen

Das Bewerbungsschreiben ist der erste Eindruck, welchen der Arbeitgeber von einer potentiellen neuen Arbeitskraft gewinnt. Ebenso groß wie die Bedeutung dieses Dokuments ist aber auch die Vielfalt der Formen von Bewerbungsschreiben. Doch welche verschiedenen Formen von Bewerbungsschreiben gibt es überhaupt, welche im Rahmen einer Bewerbung verfasst werden können?

Klassische Bewerbung

Der Klassiker ist natürlich die schriftliche Bewerbung, welche zumeist in Form einer Bewerbungsmappe zusammengestellt wird. In diesem Zusammenhang gibt es eine Reihe von Komponenten, welche über die Qualität einer schriftlichen Bewerbung entscheiden.

So sind einerseits die Qualität und das Gewicht des verwendeten Papiers wichtig.
Des Weiteren spielt bei diesem Bewerbungsschreiben auch das Layout und die Druckqualität eine entscheidende Rolle.
Das Ganze wird zudem noch in einer Hülle zusammengehalten, wofür es unterschiedliche Systeme aus Papier und Plastik gibt.
Zuletzt spielt bei der schriftlichen Bewerbung noch der Zustand der Unterlagen eine zentrale Rolle, wobei diese keine Gebrauchsspuren aufweisen und gepflegt wirken sollten.

E-Mail-Bewerbung

Eine weitere Form des Bewerbungsschreibens, welche nur die logische Konsequenz heutiger technischer Entwicklungen darstellt, ist die E-Mail-Bewerbung. Vorteile eines solchen Schreibens liegen auf der Hand. So stellt das Verfassen eines E-Mail Bewerbungsschreibens einerseits keinen so großen Aufwand dar.

Nicht nur, dass das Ausdrucken und Zusammenstellen der Mappe entfällt. Vielmehr spart man sich auch all jene Kosten, welche das Beschaffen und Bearbeiten der Bewerbungsunterlagen nach sich zieht.

Darüber hinaus ist man beim Verfassen eines solchen Schreibens an weniger Formalien gebunden, da hier vermehrt die vergleichsweise lockeren Regeln des E-Mail-Verkehrs Anwendung finden.

Online-Formulare

Die letzte Hauptkategorie der Arten von Bewerbungsschreiben stellen Online-Formulare dar. Bei diesen handelt es sich um eine Art Fragebogen, welcher auf der Website des Unternehmens vorgefunden werden kann.

Um das Bewerbungsschreiben zu verfassen, muss der Bewerber hier nur noch die leer stehenden Felder ausfüllen und eventuelle Anhänge beifügen. Es entfällt demnach das Erstellen einer individuellen, zeitaufwendigen und kostspieligen Bewerbung.

Aber auch der Arbeitgeber profitiert von dieser Bewerbungsform, dank welcher die Bewerber leicht untereinander verglichen und eingeschätzt werden können. Online Formulare befinden sich dabei weltweit im Vormarsch, weshalb diese schon in einigen Jahren die gängige Bewerbungsform darstellen könnten.

Bewerbungsunterlagen: wichtige Bestandteile

Für das Erstellen von Bewerbungsschreiben gibt es sogar spezielle Kurse, in welchen alle wichtigen Kriterien erlernt werden können. Doch auch ohne eine solche Vorbereitung ist die Erstellung eines ansprechenden Bewerbungsschreibens möglich. Doch was gehört überhaupt alles in die Bewerbungsunterlagen, damit diese vollständig sind und einen guten Eindruck beim Arbeitgeber hinterlassen?

Der Aufbau eines Bewerbungsschreibens sieht wie folgt aus:

Angaben zum Absender
Datum
Empfängeradresse
Betreff
Anrede
Einstieg/Einleitung
Profilkurzdarstellung
Unternehmensbezug
evtl. Hinweise auf weitere Kenntnisse, Referenzen, Kündigungsfristen...
falls gewünscht: Gehaltsvorstellungen
Unterschrift
Anlagen

Deckblatt

Das erste wichtige Element ist natürlich das Deckblatt. Dieses erfüllt vor allem einen ästhetischen Zweck, da hier eine Vorerwartung aufgebaut und die eigene Person grob vorgestellt werden kann.

Häufig empfiehlt es sich auch, das Deckblatt mit einem Foto der eigenen Person zu versehen. So erinnert sich der Personalleiter auch noch später an einen und kann eventuell später die Unterlagen leichter mit jener Person in Verbindung bringen, welche im Vorstellungsgespräch erschienen ist.

Anschreiben

Der zweite zentrale Teil besteht aus dem Anschreiben, welches in der Regel eine DIN-A4 Seite umfasst. Hier erläutert der Bewerber einerseits seine Motivation, also all jene Gründe, weshalb er gerne bei diesem Unternehmen einsteigen würde. Des Weiteren dient das Anschreiben auch zur Artikulation formaler Gepflogenheiten, also quasi einer Begrüßung zum ersten Kontakt.

Lebenslauf

Dem Ganzen folgt der Lebenslauf. Dieser soll dem Arbeitgeber einen Überblick über bisherige Stationen im Leben des potentiellen Arbeitnehmers geben. Dabei spielen sowohl private Randinformationen als auch qualifikationstechnisch relevante Informationen eine Rolle.

Allerdings ist es beim Lebenslauf wichtig, sich nur den wichtigsten Stationen und Qualifikationen zu widmen. Für weitere Ausführungen steht nämlich der nächste Teil des Bewerbungsschreibens bereit, welcher allerdings nicht zwangsläufig beigefügt sein muss.

Motivationsschreiben

Bei diesem handelt es sich um die dritte Seite, das so genannte Motivationsschreiben, welches sich erst seit circa einem Jahrzehnt auf dem Arbeitsmarkt etabliert hat. Hier kann der Bewerber all jene Details und Aspekte nennen, welche interessant für den Arbeitgeber sein und die Chancen der Einstellung erhöhen könnten. So kann man beispielsweise eigene Interessen oder Stärken beschreiben, welche so nicht direkt als eine Qualifikation aufgefasst werden müssen.

Anhang

In ein Bewerbungsschreiben gehört darüber hinaus aber auch noch der Anhang. Dieser stellt eine Ansammlung von Belegen dar, welche die Qualifikationen und den beruflichen Werdegang belegen.

Referenzen

Abgeschlossen werden kann das Ganze durch die Referenzen. Bei diesem Abschluss des Bewerbungsschreibens, welcher zwar nicht gefordert wird, dieses aber gelungen abrundet, werden bisherige Projekte und Arbeiten aufgeführt und durch eine dritte Person dargestellt. Weitere Informationen erhalten Sie hier.

Tipps zum Schreiben der Bewerbung

Beim Verfassen des Bewerbungsschreibens sollten einige Punkte beachtet werden. So gilt es, dem zukünftigen Arbeitgeber zu verdeutlichen, warum man sich für diese Stelle bewirbt und warum man diesbezüglich die beste Wahl darstellt.

Dabei ist es sinnvoll, sich an dem so genannten AIDA-Modell zu orientieren. Es gilt:

A: Attention - Aufmerksamkeit zu erzeugen
I: Interest - das Interesse des Unternehmens an der eigenen Person zu wecken
D: Desire - den Wunsch auszulösen, mehr über die Qualifikationen der eigenen Person zu erfahren
A: Action - den Empfänger dazu veranlassen, einen zum Vorstellungsgespräch einzuladen

Einleitung

In der Einleitung geht es darum, das Interesse des Personalers zu wecken. Gern gesehen ist dabei immer ein origineller Satz, beispielsweise, in dem man sein stärkstes Argument hervorbringt. Hier sollten Motivation und Interesse für die Firma im Vordergrund stehen. Zu dick auftragen sollte man dabei jedoch nicht - mehr als vier Zeilen sollten es nicht sein.

Hauptteil

Es folgt der Hauptteil, in dem man die sozialen Kompetenzen sowie Erfahrungen und Stärken aufzählen, allerdings nur die, die zu der entsprechenden Stelle passen. Klasse statt Masse ist hierbei, worauf es ankommt.

Eigenwerbung - Beispiele und Tipps

Wendet man sich zunächst einmal der Eigenwerbung zu, so fällt auf, dass bei Weitem nicht alle Einschätzungen der eigenen Stärken der Eigenwerbung zugerechnet werden dürfen. So sind zum einen Referenzen keine Form der Eigenwerbung, da die hier getätigten Einschätzungen durch eine dritte Person vorgenommen wurden, welche neutral und objektiv sein sollte. Aber auch Stärken, welche durch Testverfahren ermittelt wurden und genannt werden, sind keine Form der Eigenwerbung, sondern schlicht die Nennung neutraler Ergebnisse.

Beispiele für Eigenwerbung

Eigenwerbung beginnt hingegen da, wo man mit den Erklärungen beginnt, welche die Eignung für die Stelle darlegen oder eigene Stärken beschreiben, die auf einer Selbsteinschätzung beruhen. Ein gewisses Maß an Eigenwerbung ist in diesem Zusammenhang von immenser Wichtigkeit.

So sollte einerseits klar ersichtlich werden, warum man sich für die Stelle eignet und auch dafür interessiert. Ohne die Darlegung der Grundmotivation, welche der Eigenwerbung zugerechnet wird, ist eine solche Beschreibung nicht in überzeugendem Maße möglich.

Des Weiteren will der potentielle Arbeitgeber auch etwas über die eigenen Stärken und die Selbsteinschätzung wissen. Auch hier ist Eigenwerbung gefragt, um einen positiven Einblick in das eigene Wesen zu vermitteln und den Arbeitgeber davon zu überzeugen, dass man eine leistungsfähige und selbstsichere Arbeitskraft ist.

Tipps, um zu viel Eigenwerbung zu vermeiden

Doch Eigenwerbung hat auch ihre Grenzen. Dieser Aspekt ist einerseits quantitativ zu verstehen. So sollte man sich an die vorgegebenen Formate und Seitenzahlen halten. Es empfiehlt sich deshalb, die Eigenwerbung kurz und knackig zu fassen. In der Regel wirken nämlich kurze und prägnante Beschreibungen überzeugender als ausschweifende Darstellungen, welche langatmig und ziellos erscheinen können.

Darüber hinaus muss die Eigenwerbung aber auch stets qualitativ überzeugen. Hierzu muss diese stimmig und realistisch sein. Stellt man sich nämlich häufig zu positiv dar, so wird entweder die Aufrichtigkeit oder die Selbsteinschätzung der eigenen Person in Frage gestellt, weshalb die Eigenwerbung negativ seitens des Arbeitgebers registriert wird.

Neben dem richtigen Maß an Eigenwerbung sollte man bei diesem Teil - dem Motivationsschreiben - auf weitere Punkte achten...

Besondere Tipps zum Motivationsschreiben

Ein Motivationsschreiben kann die Funktion eines Kurzprofils aufweisen, dem Personaler einen Überblick über die wichtigsten Kompetenzen und Facetten des Bewerbers zu geben. Es geht hier auch um bisherige schulische sowie berufliche Qualifikationen.

Weitaus häufiger wird die Variante der Motivation genutzt. Hier werden alle Argumente genannt, die man im Anschreiben nicht mehr unterbringen konnte. Ebenso kann man hier die wichtigsten Punkte im Lebenslauf unterstreichen.

Beim Verfassen dieses Schreibens können dem Bewerber unterschiedliche Fehler unterlaufen. Typisch sind etwa:

ein zu langes Schreiben - mehr als eine DIN-A4-Seite sollte es nicht werden
für die Stelle irrelevante aufgelistete Fähigkeiten
eine Ansammlung von Rechtfertigungen
Wiederholungen
aufgestellte Thesen statt Belegung durch Beispiele

Folgende Leitfragen können dem Bewerber helfen:

Wo liegen die besonderen Stärken?
Was fasziniert einen am Unternehmen?
Welche Erfahrungen kann man vorweisen?
Welche beruflichen und persönlichen Ziele verfolgt man?

Bezug zum Unternehmen

Der nächste Punkt: Unternehmensbezug. Nun gilt es zu begründen, wo der Mehrwert der eigenen Person für das Unternehmen liegt. Man stellt eine Verbindung zum Arbeitgeber dar.

Schlussteil

Im Schlussteil sollte man darauf achten, sich für das Interesse der Firma zu bedanken. Wurde eine Gehaltsvorstellung genannt, sollte diese jetzt genannt werden; auch ein möglicher Eintrittstermin kommt in diesen Teil des Bewerbungsschreibens. Sollte es Lücken im Lebenslauf geben, wie etwa eine längere Arbeitslosigkeit oder eine Auszeit über mehrere Monate, sollte man dies auch erwähnen, jedoch nur in Form einer kurzen Erklärung.

Hilfe aus dem Internet - Vorlagen für das perfekte Schreiben?

Viele Menschen sind sich nicht sicher, wie das eigene Bewerbungsschreiben strukturiert werden und was enthalten sein soll, um formalen Kriterien gerecht zu werden und den Arbeitgeber zu überzeugen. Es wird deshalb häufig auf Vorlagen aus dem Internet zurückgegriffen. Doch was sollte man in diesem Zusammenhang beachten und sorgen Vorlagen aus dem Internet wirklich immer für das perfekte Schreiben?

Für eine individuelle Bewerbung ungeeignet

Zunächst einmal sind Vorlagen aus dem Internet kritisch zu sehen. Einerseits handelt es sich hierbei um Standardbewerbungen, welche weder innovativ noch individuell wirken. Des Weiteren fordern oft schon einzelne Arbeitgeber ganz eigene Richtlinien, wie ein Bewerbungsschreiben auszusehen hat.

Hält man sich dann nur an das Standardformat und ignoriert die Bestimmungen des Arbeitgebers, dann kann dies negativ ausgelegt werden. Im Internet lassen sich zudem viele Inhalte finden, welche keinen hohen Ansprüchen gerecht werden.

Bei Vorlagen aus dem Internet kann es sich deshalb auch um Fragmente handeln, welche nur das nötigste abdecken oder sogar wichtige Aspekte eines Bewerbungsschreibens missen lassen. Vom perfekten Schreiben ist man dann bei einer Bewerbung weit entfernt.

Nutzbar zum Sammeln von Eindrücken

Trotz all dieser Nachteile kann das Internet mit der Fülle an Vorlagen aber trotzdem dabei helfen, das persönliche perfekte Schreiben zu erstellen. Hierzu muss man nur einige Hinweise beachten, welche einen vor häufigen Fehlerquellen schützen.

Zunächst einmal sollte man nur seriösen Quellen vertrauen. Dies erkennt man entweder daran, dass es sich um eine namhafte Internetpräsenz handelt oder an einem hohen Maß an Traffic, was wiederum die Popularität der Seite anzeigt. So publizieren solche Seiten in der Regel nur Tipps und Vorlagen, welche auch qualitativ hochwertig ausfallen.

Des Weiteren sollte man sich nicht stur an eine einzelne Vorlage halten. Vielmehr kann man verschiedene Vorlagen aufrufen, um Eindrücke zu sammeln, wie das Ganze aussehen kann. Daraufhin kann man mit der Erstellung des persönlichen Bewerbungsschreibens beginnen, bei welchem die gewonnenen Eindrücke verarbeitet werden und sich eventuell auf die beste Vorlage gestützt wird.

Letztlich kann es noch hilfreich sein, sich Vorlagen aus der jeweiligen Branche aus dem Internet zu besorgen. So stellt man sicher, dass der Grundaufbau den Erwartungen entspricht, welche im jeweiligen Gewerbe ein Teil der Grunderwartung sind, die Arbeitgeber an Bewerbungsschreiben stellen.

Speziell auf ein bestimmtes Stellenangebot bezogen, sollte man es möglichst vermeiden, Vorlagen zu verwenden...

Tipps zum Bewerbungsschreiben, speziell auf ein Stellenangebot bezogen

Das Bewerbungsschreiben ist ein wichtiges Dokument, welches darüber entscheiden kann, ob man die Zusage für ein Bewerbungsgespräch erhält oder nicht. Es ist deshalb auch sinnvoll, das Bewerbungsschreiben individuell auf den jeweiligen Arbeitgeber abzustimmen, um die eigenen Chancen einer Einstellung zu maximieren. Doch wie kann man überhaupt ein Bewerbungsschreiben auf ein Stellenangebot abstimmen, aus welchem oft nur wenige Informationen entnommen werden können?

Form des Bewerbungsschreibens anpassen

Zunächst einmal sollte man das Stellenangebot genau durchlesen. Oft finden sich nämlich in diesem schon konkrete Hinweise, welche Formen des Bewerbungsschreibens denn gewünscht sind.

In Ausnahmefällen bestehen manche Arbeitgeber nämlich beispielsweise auf einen handgeschriebenen Lebenslauf und lehnen eine tabellarische Form ab. Wer diese Grundkriterien nicht befolgt, kann sich sicher sein, dass das eigene Bewerbungsschreiben bereits im Vorfeld aussortiert wird.

Sollte innerhalb des Stellenangebots keine Präferenz genannt werden, welche Form des Bewerbungsschreibens vorgezogen wird, dann ist sich stets an die Standards des jeweiligen Landes zu halten. In Deutschland wäre dies ein tabellarisches und ausgedrucktes Bewerbungsschreiben, welches sich geordnet in einem ansprechenden Hefter befindet.

Gezielt auf die Stellenanzeige eingehen

Darüber hinaus sollte nicht nur ein Bewerbungsschreibenmuster eingereicht werden. Stattdessen sollte man der Stellenanzeige gezielt Hinweise entnehmen, welche daraufhin Eingang im eigenen Bewerbungsschreiben finden. Sucht das jeweilige Unternehmen beispielsweise nach einer flexiblen und erfahrenen Arbeitskraft, dann können besonders die bisherigen beruflichen Stationen hervorgehoben werden, welche sich an verschiedenen Orten befanden und andersartige Tätigkeitsfelder umfassten.

Online Informationen sammeln

Darüber hinaus kann man sich online auch näher mit dem Unternehmen befassen, um so einen Eindruck über die Unternehmensphilosophie und Schwerpunkte der Arbeit zu gewinnen. Daraufhin kann versucht werden, im Rahmen des Bewerbungsschreibens zu begründen, warum man sich ausgerechnet für dieses Unternehmen interessiert und denkt, zum Erfolg beitragen zu können.

Direkte Ansprache

In vielen Fällen ist ein Stellenangebot auch mit dem Namen des Personalabteilungsleiters versehen, welcher für die Einstellungen neuer Arbeitskräfte zuständig ist. Sollte dies der Fall sein, dann kann man diesen statt eines vagen "Sehr geehrte Damen und Herren" auch direkt ansprechen. Hierdurch bezeugt man, nicht nur massenweise Bewerbungsschreiben der immergleichen Form abzusenden, sondern diese auf das jeweilige Unternehmen auszurichten.

Insgesamt sollte man demnach lediglich darauf achten, dass die Gestaltung des Bewerbungsschreibens individuell und abgestimmt wirkt. So wird auch dem Arbeitgeber klar, dass sich gerade eine Arbeitskraft auf das Stellenangebot meldet, welche auch wirklich an diesem interessiert ist.

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