Arbeiten im Homeoffice - Das Heimbüro passend und ergonomisch gestalten

Wer tagtäglich über Jahrzehnte, wie es heißt, auswärts arbeitet, der sehnt sich danach, in seinen eigenen vier Wänden arbeiten zu können. Feste Arbeitszeiten mit Arbeitsbeginn, Pausen und Arbeitsende sind trotz Gleit- oder Kernarbeitszeiten im Alltag einengend. Der Zeitverlust durch den täglichen Hin- und Rückweg zur Arbeitsstätte muss indirekt der Arbeitszeit hinzugerechnet werden, und die damit verbundenen Kosten schmälern das Netto vom Brutto.

Damit man auch zuhause motiviert bleibt, spielt auch die Einrichtung des Büros eine große Rolle...

Die Einrichtung des Heimbüros

Ein Heimbüro kann sowohl zweckmäßig als auch ansprechend bis hin zu gemütlich eingerichtet sein. Den Vorteil dieser Entscheidungsfreiheit gegenüber dem Arbeitsplatz im externen Büro sollte jeder nutzen.

Denn im Heimbüro wird so manche Stunde am späten Abend oder am Wochenende verbracht. An das Abendessen wird die eine oder andere Bürostunde an den Arbeitstag angehängt, und Samstagnachmittag oder Sonntagvormittag sind für den Selbstständigen ruhige Stunden für seine Büroarbeit.

Wie viel Platz wird benötigt?

Nicht jede Wohnung erlaubt ein eigenes Arbeitszimmer - in diesem Fall stellt sich die Frage, wo sich die Büro-Ecke unterbringen lässt. Das Schlafzimmer ist dafür nicht geeignet, denn hier sollten Ruhe und Entspannung vorherrschen. Fällt dann der letzte Blick des Tages auf einen Stapel unerledigter Arbeit, ist das dem Schlaf nicht eben zuträglich.

Findet die Büro-Ecke im Wohnzimmer ihren Platz, sollte für eine optische Abtrennung gesorgt werden, etwa mit einem Paravent. Ein als Raumteiler benutztes Regal liefert gleichzeitig Stauraum für Ordner, Papiere und Büroutensilien.

Generell gilt: je mehr Stunden man pro Woche am Schreibtisch zuhause verbringt, desto mehr Platz sollte der Arbeitsraum in den eigenen vier Wänden bekommen. Während ein Arbeitsplatz in der Ecke eines Raums für die gelegentliche Nutzung ausreichend ist, sollte man sich für die tagtägliche Nutzung ein separates Arbeitszimmer einrichten.

Welche Geräte sind für die Arbeit von Zuhause nötig?

Heimarbeit ist der Traum vieler Arbeitnehmer. Dabei muss man allerdings auch bedenken, dass all jene Gerätschaften und Voraussetzungen, welche an der Arbeitsstelle vorgefunden werden können, in vielen Fällen auch bei der Heimarbeit vorhanden sein müssen. Doch welche Geräte und räumlichen Gegebenheiten braucht man bei vielen Arten der Heimarbeit, so dass die Arbeit überhaupt erst von Zuhause aus bewältigt werden kann?

Klassischer Bürobedarf

Zunächst gibt es eine Reihe von zwingenden Voraussetzungen, ohne welche die Heimarbeit überhaupt nicht erst getätigt werden kann. Dies wäre einerseits klassischer Bürobedarf, sobald man eine Tätigkeit im wirtschaftlichen Bereich annimmt.

Dabei kann es sich beispielsweise um

• ein Telefon
• einen Kopierer
• einen Arbeitscomputer oder
• einen Drucker

handeln. Aber auch handwerkliche Jobs verlangen oftmals nach entsprechenden Gerätschaften, ohne welche die Bewältigung der Arbeit nicht möglich ist. Dies kann beispielsweise eine Zange oder ein Schraubenschlüssel sein, welche zur Montur der Teile benötigt werden.

All diese Geräte, ohne welche die Arbeit überhaupt nicht erst aufgenommen werden kann, werden im Idealfall vom Arbeitgeber gestellt. Man kann sich demnach beispielsweise einen Laptop abholen oder bekommt ein Arbeitstelefon zugeschickt.

Dies ist in der Realität allerdings oft nicht der Fall. In vielen Fällen erwarten die Arbeitgeber vom Heimarbeiter, dass dieser bereits über diese Gerätschaften verfügt oder von selbst bereit ist, sich diese zu besorgen, auch wenn dies teils einen erheblichen finanziellen Aufwand darstellt.

Moderne Geräte

Neben diesen zwingenden Voraussetzungen existieren auch noch einige zusätzliche Voraussetzungen, welche die Ausführung der Heimarbeit unterstützen. Dies wären einerseits moderne Geräte.

Zwar kann man viele Officearbeiten auch an einem veralteten und langsamen System vollbringen. Leichter gestaltet sich all dies aber dann doch mit moderner Software und Hardware, welche zudem mit jenen der Kunden und Arbeitgeber kompatibel sind.

In Sachen Räumlichkeiten

Darüber hinaus wirken sich aber auch die räumlichen Gegebenheiten auf die eigene Leistungsfähigkeit aus. Von Vorteil sind dabei relativ große Räume, in welchen man ungestört arbeiten kann.

Diese sollten zudem auch nach den Kriterien eines angenehmen Arbeitsklimas eingerichtet sein. Dies schließt beispielsweise eine helle und freundliche Gestaltung des Arbeitsplatzes ein, welcher selbst auch nach ergonomischen Gesichtspunkten ausgestattet sein sollte. Insgesamt stellt die Heimarbeit doch einige Voraussetzungen an die Ausstattung und den neuen Arbeitsplatz selbst, welcher sich in diesem Fall in den eigenen vier Wänden befindet.

Design trifft auf Funktionalität

Die Auswahl an Möbeln ist groß und vielseitig. Das Heimbüro lässt sich ebenso gestalterisch einrichten wie andere Räume im Wohnbereich auch. Mitentscheidend sind Rahmenbedingungen wie

• die Größe der Grundfläche
• gerade oder schräge Zimmerwände sowie
• der Lichteinfall des Zimmerfensters.

Die Möbelvielfalt reicht vom Schreibtisch über einen Sekretär oder ein Stehpult bis hin zu Möbelsystemen mit Steh- und Hängeschränken, in die eine Schreibtischplatte integriert ist.

Die Schreibtischlampe kann zweckmäßig sein, oder aber die klassische Banker-Lampe mit Messingfuß und dunkelgrünem schwenkbarem Lampenschirm. Sie ist ein schönes Geschenk für denjenigen, der im Heimbüro vorwiegend am Schreibtisch und nicht am PC arbeitet.

Alles andere wie beispielsweise die kleine Sitzecke mit dazugehörigem Eckschrank und Stehlampe gehören zum Heimbüro, sind jedoch keine zwingenden Möbelstücke. Auch aus steuerlicher Sicht sollte darauf geachtet werden, dass das Heimbüro überwiegend zweckmäßig eingerichtet ist.

Wenn im Heimbüro ausschließlich allein gearbeitet wird, also ohne Geschäftstermine oder berufliche Gäste, dann ist die gemütliche Sitzcouch mit Sessel und Couchtisch nicht sehr passend. Bei einer Ortsbesichtigung könnte der Außendienstmitarbeiter vom Finanzamt die Steuerabzugsfähigkeit des Heimbüros deswegen infrage stellen.

Korrespondieren und Kommunizieren sind die essentiellen Tätigkeiten im Heimbüro. Sofern die dafür notwendigen Möbelstücke zweckmäßig und notwendig sind, wird ihre Anschaffung steuerlich anerkannt. Es liegt im eigenen Ermessen, wie viel Geld dafür ausgegeben beziehungsweise wie sparsam investiert wird.

Lichteinfall und Beleuchtung

Wenn es räumlich möglich ist, sollte der Tisch und damit auch der Bildschirm im 90-Grad-Winkel zum Fenster stehen. So wird ein optimaler Lichteinfall erreicht, ohne dass es zu Spiegelungen im Bildschirm kommt oder von vorn einfallendes Licht blendet und so Kopfschmerzen verursacht.

Tageslicht ist immer die beste Lichtquelle; nur wenn es nicht ausreicht, müssen künstliche Lichtquellen für Ersatz sorgen. Diese sollten möglichst den kompletten Arbeitsplatz ausleuchten.

Röhrenförmige Leuchtmittel sind daher besser geeignet als Glühbirnen, die nur punktuell für Licht sorgen. Als Ergänzung kann noch eine Schreibtischlampe hinzukommen.

Im Folgenden gehen wir genauer auf die einzelnen Komponenten der Heimbüro-Einrichtung ein...

Der Schreibtisch

Der Schreibtisch hat besonders in den vergangenen zwei, drei Jahrzehnten eine sichtbare Entwicklung durchlebt. Er hat sich von einem massiven Möbelstück für die herkömmlichen Schreib- und Büroarbeiten zu einem funktionalen Möbel mit mobilem Schubladenblock und Container entwickelt.

Generell gilt: Die Sitzposition ist optimal, wenn

• Knie und Rumpf um jeweils 90 Grad gebeugt sind
• die Arme locker auf dem Tisch aufliegen können
• der Kopf beim Blick auf den Computer-Bildschirm nicht gebeugt werden muss.

Dazu muss unter anderem der Tisch die richtige Höhe haben, meist sind 72 Zentimeter ausreichend. Ein höhenverstellbarer Tisch ist sinnvoll, wenn der Arbeitsplatz von mehreren unterschiedlich großen Personen benutzt wird oder bei Bedarf auch zum Stehpult umfunktioniert werden soll. Unter dem Tisch sollte Beinfreiheit herrschen, Papierkorb oder Drucker müssen also einen anderen Platz finden.

Einzelschreibtisch

Der Schreibtisch ist seit jeher das Refugium desjenigen, der für die Familie den, wie es gerne formuliert, lästigen Schreibkram erledigt. Der Einzelschreibtisch wird häufig im Wohnzimmer platziert.

Ausgestattet mit einer passenden Schreibtischlampe zur Punktbeleuchtung der Schreib- oder Lesefläche ist das die Schreibtischecke. Der dazugehörige Stuhl ist jedoch kein ergonomischer und höhenverstellbarer Schreibtischstuhl auf Rollen, sondern der Schreibtischsessel.

Die Schreibecke muss sowohl vom Design als auch vom Material her zur gesamten Wohnzimmereinrichtung passen. Am Einzelschreibtisch im Wohnzimmer wird überwiegend mit der Hand geschrieben.

Für einen PC ist darauf weder Platz, noch sind Anschlussmöglichkeiten für einen Onlinezugang vorhanden. Auch bei WLAN in Haus oder Wohnung hat der PC hier keinen festen Platz.

Schreibtisch-System im Heimbüro

Im Heimbüro, dem Home Office in einem eigenen Raum, ist die Situation ganz anders. Hier muss sich nicht der Einzelschreibtisch in die Zimmereinrichtung integrieren, sondern der Schreibtisch selbst ist das wichtigste Möbelstück im Raum.

Im Heimbüro wird gearbeitet - es ist der Arbeitsplatz, an dem Geld verdient wird. Dementsprechend hoch sind Notwendigkeit und Wertigkeit des Schreibtisches.

Je nach verfügbarem Platz wird anstelle des Einzelschreibtisches ein Schreibtischsystem ausgewählt. Das ist die praktische Kombination aus einem multifunktionalen Arbeitsplatz-Schreibtisch und dem notwendigen Schrank- oder Ablagesystem.

Multifunktional bedeutet in diesem Sinne, dass an einem einzigen Arbeitsplatz alle anfallenden Tätigkeiten erledigt werden können. Alles ist mit buchstäblich einem Griff erreichbar. Dazu gehören

• die Schreibtischplatte
• der PC-Arbeitsplatz mit seinen verschiedenen Endgeräten sowie
• der Festnetzanschluss für Telefon und Telefax.

Der Platz unterhalb des Schreibtischsystems wird anstelle von fest eingebauten Schubläden mit mobilen Containern und Schubladen gefüllt. Die lassen sich hin- und herrollen und bedarfsweise platzieren.

Zu einem Schreibtischsystem im Heimbüro gehört zwingend der höhenverstellbare Schreibtischstuhl auf Rollen, mit passender Rückenlehne und mit Armlehnen. Vor oder hinter dem Schreibtischsystem, das je nach Länge und Form zwei bis drei Arbeitsplätze bietet, wird auf dem Stuhl gerollt.

Der am Schreibtisch Arbeitende kann, er muss aber nicht jedes Mal aufstehen. Er rollt sich durch das Heimbüro, bis hin zu den Steh- oder Hängeschränken an der Rückwand, also hinter dem Schreibtischsystem.

Damit verbunden ist die Notwendigkeit, dass der Fußbodenbelag dementsprechend strapazierfähig ist. Schreibtischstühle mit vier oder fünf Rollen stellen hohe Ansprüche an einen Fußbodenteppich. Laminat oder Parkett sind hier weniger geeignet.

Sekretär

Im Gegensatz zum reinen Schreibtisch ist der Sekretär ein Schreibschrank. Unter der großen Schreibfläche sind mehrere Schubladen untergebracht.

Der Sekretär hat einen so genannten Aufsatz. Er ist je nach Wert des Sekretärs kunstvoll geschnitzt und am hinteren Ende der Schreibfläche aufgesetzt.

In dem Aufsatz sind links- oder rechtsseitig mehrere kleinere Schubfächer untergebracht. In der Regel ist mindestens eines von ihnen verschließbar. Die Schreibfläche des Sekretärs lässt sich je nach Modell ebenfalls verschließen.

Ein Teil der Schreibfläche kann über ein Scharnier auf- und zugeklappt werden. Der dann geschlossene Sekretär lässt sich verschließen, so dass er ein in sich verschlossenes Möbelstück ist.

Abhängig vom Platz im Raum sowie von seiner Einrichtung kann der Sekretär dauerhaft offen bleiben oder bei Bedarf geöffnet werden. Zum Sekretär gehört, ähnlich wie zum Einzelschreibtisch auch, ein dazu und zur Zimmereinrichtung passender Stuhl mit Armlehnen. Er hat seinen festen Platz vor dem Sekretär oder anderweitig im Raum.

Vor- und Nachteile

Der Sekretär ist für eine regelmäßige Heimarbeit weniger gut geeignet. Er ist vorwiegend ein Platz zur Erledigung von handschriftlicher Tageskorrespondenz sowie zum Aufbewahren der täglichen Briefpost.

Der Sekretär aus Massivholz ist in der heutigen Zeit eher ein Einrichtungs- als ein Nutzmöbel. In ihm werden gerne persönliche Dokumente aufbewahrt, bis hin zum verschließbaren Tagebuch. Er ist in dem Sinne ein Stück Individualität desjenigen, der ihn überwiegend oder auch ausschließlich benutzt.

Stehpult

Das Pult ist ein Tisch mit einer abgeschrägten Ablagefläche. Es hat seinen Ursprung im frühen Mittelalter.

Damals wurde das Pult in Kirchen genutzt. Am Schreibtisch oder am Sekretär wird auf einem Stuhl gesessen, während am beziehungsweise hinter dem Pult gestanden wird. Daher wird es Stehpult genannt.

Genutzt wird das Stehpult für unterschiedliche Zwecke. Das Rednerpult ist ebenso ein Stehpult wie das Noten- oder das Dirigentenpult. Immer ist es ein höherer Tisch, der mit einer schrägen Oberfläche abschließt.

Funktion

Das Stehpult wird auch als Schreibpult bezeichnet. Damit wird seine Nutzung deutlich, beispielsweise im Gegensatz zum Rednerpult.

Das Steh- oder Schreibpult wird seit jeher beruflich genutzt. Der Schreiber stand in früheren Jahrhunderten im Kontor am Stehpult und erledigte dort, also im Stehen, die tägliche Büroarbeit.

Da zur damaligen Zeit ausschließlich mit der Hand geschrieben wurde, war das Stehpult der multifunktionale Büroarbeitsplatz. Die schräge Auflagefläche konnte auf- und zugeklappt werden.

Darunter befand sich ausreichend Raum zum Aufbewahren aller notwendigen Schreibwaren wie

• Papier
• Tinte
• Füller
• Lineal
• Rechenschieber

und dergleichen. Heutzutage wird das Stehpult im privaten Bereich, beispielsweise im Wohnzimmer oder im Heimbüro, vorwiegend aus gesundheitlichen Gründen genutzt.

Wer Rückenbeschwerden beim Sitzen hat und besser dauerhaft stehen kann, für den bietet sich das Stehpult an. Es hat sich als ein massives Möbel bis in die heutige Zeit hinein nicht verändert. Im Wohnzimmer kann das Stehpult ein ausgefallener Eyecatcher sein, während es im Heimbüro durchaus seinen Zweck erfüllt.

In beiden Fällen ist es auch dadurch raumsparend, dass eine zusätzliche Sitzmöglichkeit nicht benötigt wird. Am Stehpult wird ausschließlich gestanden.

PC-Schränke

Der PC-Schrank kann als mobile Version eines Einzelarbeitsplatzes bezeichnet werden. Der ist insofern mobil, als der PC-Schrank bedarfsgerecht platzierbar ist. Das kann ebenso mitten im Raum wie in einer bestimmten Ecke der Fall sein.

Der PC-Schrank ist ein zweitüriger verschließbarer Schrank. Die Unterteilung in mehrere Fächer korrespondiert mit der notwendigen Unterbringung der kompletten PC-Ausstattung. Zu der gehören

• der Rechner
• der Monitor
• die Tastatur sowie
• der Einzeldrucker.

Die Rückwand des PC-Schrankes ist für die Kabelführung präpariert und dafür teilweise geöffnet. Ansonsten ist der PC-Schrank eine buchstäblich in sich geschlossene Arbeitseinheit.

Die Ablagefläche samt Tastatur ist ausziehbar. Sie wird etwa dreißig Zentimeter vorgezogen. Darunter entsteht eine Freifläche als notwendige Beinfreiheit für die davor sitzende Person.

Je nach Ausmaß des PC-Schrankes mit Breite, Tiefe und Höhe bietet er Platz für die Lagerung von Druckerpapier sowie für weitere Arbeitsmaterialien. Mehrere Einlegeböden können variabel genutzt werden, so dass sich rund um die PC-Ausstattung herum der Schrank wunschgerecht einrichten lässt.

Für das Heimbüro bietet sich eine zweckmäßige Ausführung mit einer pflegeleichten und optisch ansprechenden Kunststoffoberfläche an. Die gesamte PC-Ausstattung ist im Heimbüro auf der Grundfläche eines genormten Haushaltsgerätes wie Kühlschrank, Waschmaschine oder Trockner untergebracht. Der PC-Schrank ist ein so rationales wie preisgünstiges Möbelstück.

Aktenschrank

Wie das Wort sagt, werden im Aktenschrank Akten jedweder Art aufbewahrt. Die Akte, im Heimbüroalltag der Aktenordner, ist eine geordnete Sammlung einzelner Schriftstücke. Sie werden gelocht und, wie es heißt, in die Akte, also in den Ordner abgeheftet.

Die gängige Aktenablage ist das Abheften in einen Stehordner, im Gegensatz zu den Hängeakten. Die Aktenordner als so genannte Hebelordner sind auf das gängige Papierformat A4 ausgelegt und einheitlich hoch. Daraus ergeben sich die Ausmaße des Aktenschrankes.

Für eine effektive Nutzung müssen möglichst viele Aktenordner gestellt werden können. Danach richtet sich die Höhe der Aktenschrankfächer, und nach ihrer Zahl wiederum die Höhe des Aktenschrankes selbst.

Aktenschränke gibt es in der heutigen Zeit in allen erdenklichen Varianten. Sie sind offen sowie mit einem Schließ- beziehungsweise einem Rollsystem verschließbar.

Der Aktenschrank ist in erster Linie zum Aufbewahren von stehenden Aktenordnern vorgesehen. Sie werden aus Platz- und Praktikabilitätsgründen so gut wie nie gelegt.

Weitere Aufbewahrungsmöglichkeiten für Akten sind Mappen sowie Hefter. Die beinhalten deutlich weniger Schriftgut und werden gelegt oder gehängt.

Im Heimbüro bildet der platzsparende Aktenschrank zusammen mit dem PC-Schrank eine sowohl optisch ansprechende als auch praktische Arbeitseinheit. Ein normal großer Aktenschrank bietet Platz für mehrere Dutzend Aktenordner.

Die Einlegeböden sind variabel, so dass sich anstelle eines Aktenfaches mehrere Ablagefächer für liegendes Schriftgut einrichten lassen. Selbst der ungeübte Heimwerker kann, wenn auch mit etwas Geduld, sowohl PC-Schrank als auch Aktenschrank für das Heimbüro nach Anleitung aufbauen.