Kick-off-Meeting - Funktion, Bestandteile und Ablauf

Was ist ein Kick-off-Meeting?

Das berufliche Projekt ist in vielerlei Hinsicht mit einem Spiel, dem Match, vergleichbar. Das Projekt ist ein begrenztes und klar definiertes Vorhaben mit einem festen Zeitplan. Der Personenkreis, also das Projektteam, erhält eine klar umrissene Aufgabe, an deren Erfüllung jedes Projektmitglied im Rahmen seiner Zuständigkeit verantwortlich beteiligt wird.

Gebündelt werden die Aufgaben bei der Projektleitung - das kann entweder eine einzelne Person oder wiederum ein Team, die Teamleitung sein. Jedes Projekt ist als solches einmalig.

Es lässt sich ähnlich oder vergleichbar wiederholen und auch parallel durchführen. Dennoch ist jedes von ihnen ein Unikat. Dementsprechend einmalig ist auch die Mitarbeit im Projektteam.

Der Zeitrahmen eines Projektes wird durch den Beginn und das Projektende eingegrenzt. Das Kick-off-Meeting ist wie ein Startschuss für das Projekt.

Es findet zeitnah vor dem offiziellen Projektbeginn statt und hat in vielen Fällen das Ziel, die Teilnehmer nicht nur auf das Projekt vorzubereiten oder damit vertraut zu machen, sondern sie darauf einzuschwören. Das Team wächst bestenfalls zu einer festen Gemeinschaft zusammen.

Ziele und Vorteile des Kick-off-Meetings

Jedes Projekt ist mit individuellen Erwartungen verknüpft. Sie sind auf den Erfolg, auf den positiven Projektverlauf gerichtet. Zur Zielsetzung gehört der termingerechte und erfolgreiche Projektabschluss.

Vom Kick-off bis dahin ist es, abhängig von dem Projekt, ein langer Weg, den das Projektteam gemeinsam gehen muss und gehen will. Für die Beteiligten ist nicht abschätzbar, was ihnen der Projektverlauf bringt, was sie erleben, wie sie das Projekt erleben werden.

Im Kick-off-Meeting können sie

• die anderen Beteiligten kennenlernen
• das Projektziel vermittelt bekommen
• über die Bedeutung des Projekts informiert werden
• motiviert werden
• bestehende Fragen beantwortet bekommen
• in Sachen Ablauf und Aufgabenverteilung gebrieft werden

Wer sollte an einem Kick-off-Meeting teilnehmen?

Das Kick-off-Meeting kann je nach Art und Ziel des Projekts unterschiedliche Menschen zusammenführen. Zu den Teilnehmern können beispielsweise

• Vertreter der Auftraggeberseite bzw. die Geschäftsführung des Auftraggebers
• Vertreter der Geschäftsführung der Auftragnehmerseite
• die Projektleitung
• das Projektteam
• weitere wichtige Projektbeteiligte

gehören.

Ablauf des Kick-off-Meetings - Was ist durch die Teamleitung zu beachten?

Damit beim Kick-off-Meeting alles nach Plan läuft, muss die Teamleitung beim Kick-off-Meeting vieles beachten und im Ergebnis alles richtig machen. Dabei kommt es auch, aber weniger auf den materiellen Projektinhalt als vielmehr auf die Soft Skills, die soziale Kompetenz des Projektleiters an.

Grundsätzlich gilt, dass er das sein und geben muss, was er von seinem Team erwartet. Wenn Leistungsfähigkeit und Leistungswilligkeit als eine Selbstverständlichkeit vorausgesetzt werden, dann muss er mit gutem und kompetentem Beispiel vorangehen.

Bestandteile des Kick-off-Meetings

Zu den unterschiedlichen Bestandteilen des Kick-off-Meetings zählen beispielsweise

• die Begrüßung durch die Projektleitung, bei wichtigen Projekten durch die Geschäftsführung
• Vorstellungsrunde oder Vorstellung durch Teamvertreter
• Beschreibung und Vorstellung von Vision, Projektzielen, Nutzen und möglichen Risiken
• Vorstellung wesentlicher Anforderungen und Inhalte
• Bestimmung und Verteilung von Rollen und Aufgaben
• Erklärung von Projektstruktur und Zeitplanung
• Erläuterung der Vorgehensweise
• Diskussionsrunde über Anregungen und Fragen/Sorgen

Kick-off-Meeting als Informations- und Motivationsveranstaltung

Das Kick-off-Meeting ist ein Mix aus Informations- und Motivationsveranstaltung. Die Begeisterung an dem Projekt muss auch dem Referenten anzumerken sein - wie es heißt, muss der Funke überspringen.

Das Projekt ist einmalig, und diese Einmaligkeit projizieren die Projektmitarbeiter auf sich sowie auf die Tatsache, für das Team ausgewählt worden zu sein. Dieses Selbstbewusstsein mit dem dazugehörigen Selbstwertgefühl kann in dem Meeting von der Projektleitung durchaus ganz deutlich artikuliert werden. Spätestens jetzt sind alle Anwesenden von sich überzeugt, denn sonst säßen sie nicht in dem Kick-off-Meeting.

Förderung des Teamgedankens

Vor diesem Hintergrund liegt der Fokus auch deutlich auf der Projektzukunft mit dem Schwerpunkt, es gemeinsam schaffen zu wollen bis hin zu müssen. Die Identität mit dem Projekt und mit dem Team muss von der Projektleitung ganz deutlich rüberkommen.

Am Ende des Meetings muss die emotionale Erkenntnis stehen, dass "wir alle ein Team sind". Auch mit Hierarchien, die problemlos akzeptiert und anerkannt werden, sind alle ein Team.

Dass die Teamleitung der Entscheidungsträger ist und andere Aufgaben als die Teammitglieder hat, wird goutiert und akzeptiert. Identität für ein Projekt bedeutet, im Sinne der Sache gemeinschaftlich zu handeln und Verantwortung zu tragen.

Sowohl bei Lob als auch bei Tadel geht es um das Projekt, nicht um Einzelpersonen. Nach außen hin sind es das Projekt und das Projektteam, die glänzen.

Intern weiß jeder, was er selbst, und was der andere kann sowie geleistet hat. Beides muss vorbehaltlos sowie uneigennützig zum gemeinsamen Projekt zusammengefügt werden.

Zu einem gekonnten Kick-off-Meeting gehört eine gesunde Mischung aus

• Realität
• Begeisterungsfähigkeit
• Motivation und
• Integrität.

Da das weniger eine Ergebnis von erlerntem Können oder Knowhow ist, sondern in der Persönlichkeit des Referenten liegt, kommt es entscheidend auf seinen Typus an: Wie wirkt er, wie kommt er rüber, ist er glaubhaft und zuverlässig, wie reagiert er bei Fehlern oder Schwächen im Team, wie zugänglich, wie verschwiegen ist er, welche Referenzen bringt er mit, etc.

Auf diese unausgesprochenen, aber dennoch brennend interessierenden Fragen muss in einem gelungenen Kick-off-Meeting eingegangen werden, ohne dass sie gestellt werden. Es ist wie ein stillschweigendes Übereinkommen unter den Beteiligten - wie in einem Erziehungsprozess zwischen zwei Generationen, in denen der Ältere als der Klügere unmerkbar die Zügel fest in der Hand hat.

Eine emotionale Phase

In vielen Fällen ist die Mitarbeit an dem Projekt mit einem temporären Arbeitsplatz-, bis hin zum Wohnsitzwechsel verbunden. Das bringt Bewegung im beruflichen sowie im privaten Bereich mit sich.

Im Grunde genommen weiß keiner so recht, was ihn während der Projektlaufzeit erwartet. Für alle Beteiligten ist das eine ebenso spannende wie interessante Sache - Ängste sind, generell und zumindest vordergründig, nicht vorhanden - sie würden die Mitarbeit im Projektteam gefährden bis hin zu ausschließen.

Vorab Fragen klären

Zum Ende eines Kick-off müssen auch die letzten Unklarheiten beseitigt sein. Das sind sowohl sachliche Fragen zum Projekt, die bisher unbeantwortet waren, als auch emotionale bis hin zu unterschwellige Bedenken.

Niemand äußert sie, aber jeder hat sie und ist beruhigt, wenn er eine direkte oder indirekte Antwort, eine Art Beruhigung darauf erhält. Das Können des Projektleiters beziehungsweise Referenten liegt darin, all diese Eventualitäten zu kennen, zu erkennen und darauf einzugehen, ohne einzelne Personen anzusprechen.

Dazu bieten sich abstrakte Beispiele an, oder ein Griff in den Erfahrungsschatz aus anderen Projekten. Das erfordert ein hohes Maß an Souveränität und Selbstbewusstsein des Leiters. Ihm darf es nicht darum gehen, Recht zu bekommen und sich das vom Team bestätigen zu lassen. Das Wissen, Recht zu haben, muss ausreichen.

Gemeinschaftsgefühl

Zum Ziel des Kick-off gehört unabdingbar, dass das zusammengestellte Projektteam jetzt wirklich ein Team, eine Gemeinschaft ist. Ein abstraktes Verständnis für das Miteinander ist ausreichend, die Details im Einzelnen folgen während der Projektarbeit. Der Projektleiter muss jedoch verbal und emotional heraushören, ob es sich bei dem Gemeinschaftsbekenntnis mehr um ein Lippenbekenntnis handelt, oder ob alle, wie es genannt wird, voll dahinterstehen.

Personelle Korrektur

Jeder wird aus ganz unterschiedlichen Gründen alles bejahen - sei es, um im Team zu bleiben, weil er generell ein Jasager ist, oder weil er es wirklich ernst meint. Nach dem Kick-off hat die Projektleitung eine letzte Chance zur personellen Korrektur.

Wenn die Projektarbeit einmal angelaufen ist, dann ist das aus vielfältigen Gründen nicht mehr oder nur erschwert möglich. Letztendlich müssen alle Projektmitglieder zum Ende des Kick-off das aufrichtige Empfinden haben, ihren Projektleiter jederzeit in allen Belangen ansprechen zu können.

Der muss keineswegs den Eindruck des Beichtvaters vermitteln, sondern jedem Teamangehörigen Vertraulichkeit sowie Diskretion für ein Vieraugengespräch zusichern. Derartige Soft Skills im Kick-off sind Grundlagen für den Projekterfolg. Sie sind nicht greifbar und dennoch vorhanden.