Standpunkt und Argumente beim Meeting erfolgreich rüberbringen

Im Beruf ist es wichtig, seinen Standpunkt erfolgreich bei Meetings zu vertreten. Besonders die Präsentation neuer Geschäftsideen ist dabei nicht immer leicht; es gilt, seine Argumente überzeugend rüberzubringen. Dabei spielen Inhalte und die Art und Weise der Präsentation eine wichtige Rolle. Lesen Sie hier, worauf es bei einer erfolgreichen Präsentation im Meeting ankommt, damit Sie den Vorgesetzten von Ihren Standpunkten und Argumenten überzeugen können.

Von Jens Hirseland

Präsentation im Meeting - Worauf kommt es an? — © Yuri Arcurs - www.fotolia.de

Das Meeting: Nutzen und Merkmale

Bei einem Meeting handelt es sich um eine Besprechung, bei der die Arbeitnehmer, oftmals einer Abteilung, zusammengerufen werden, um verschiedene Themen zu besprechen, zu planen oder zu organisieren. Häufig gibt es regelmäßige Meetings; zudem finden solche Besprechungen zu besonderen Gegebenheiten statt.

Nicht jeder Arbeitnehmer kann Meetings etwas Positives abgewinnen; häufig werden sie geprägt von endloss scheinenden Vorträgen oder Diskussionen, ohne wirklich zu einem Ergebnis zu kommen.

Man sollte - selbst bei größter Langeweile - trotzdem darauf achten, sich professionell zu benehmen; schließlich steht man bei solch einer Besprechung oftmals unter Beobachtung seiner Vorgesetzten. Wenn man nicht nur als Teilnehmer und Zuhörer agiert, sondern selbst etwas vorzutragen hat, gibt es ganz spezielle Ratschläge, an die man sich halten sollte.

Meetings haben den Nutzen, die Abläufe innerhalb eines Unternehmens koordinieren zu können; dazu zählt auch das Besprechen möglicher Probleme. Dennoch sind viele Mitarbeiter der Ansicht, dass solche Zusammentreffen die Produktivität nicht unbedingt steigern, da man seinen Arbeitsfluss unterbrechen muss, und das oftmals mehrmals pro Woche.

Ob nun als sinnvoll erachtet, oder nicht - Bei einem Meeting in der Firma versucht jeder, seine Ziele zu erreichen. Dazu sind gute Argumente nötig, deren Überzeugungskraft nicht nur in ihren Inhalten liegt, sondern auch in der Art und Weise ihrer Präsentation. Daher empfiehlt es sich, ein paar Tipps zu beachten.

Arten von Meetings

Meetings lassen sich in unterschiedliche Arten einteilen. Man unterscheidet beispielsweise webbasierte Treffen, Telefonkonferenzen, private Meetings oder reine Präsenz-Meetings. Inhaltlich gibt es ebenso Unterschiede; typisch sind etwa

Kick-off Meetings: die ersten Treffen vor Beginn einer Projektarbeit
Chefmeetings: Besprechungen zwischen Arbeitgeber und Arbeitnehmer
Brainstorming-Meetings: für das Sammeln neuer Impulse
Brainswarming: die Methode des Brainstormings mithilfe von Klebezetteln, sodass auch stillere Teilnehmer ihre Ideen mit einbringen können
Telemeetings: Konferenzen per Telefon
Mystery Meetings: die Teilnehmer werden mit der Besprechung überrascht; niemand weiß, worum es geht; auf diese Weise soll der Arbeitsalltag spannender gemacht werden

Grundlegende Verhaltensregeln

Wer seinen Standpunkt bei einem Meeting erfolgreich vertreten möchte, sollte wissen, worauf es bei der Präsentation ankommt.

Sich vorbereiten

Zunächst einmal ist es wichtig, sich vor einem Meeting gut vorzubereiten und Fakten und Informationen zu sammeln, die den eigenen Standpunkt untermauern. Am besten schreibt man sich alles, was einem bedeutsam erscheint, auf. Dabei sollte man aber auch darüber nachdenken, welche möglichen Einwände die Vorgesetzten oder Kollegen haben könnten und wie man auf mögliche Einwände reagiert.

Kompromissbereitschaft zeigen

Auch wenn man bei einem Gespräch seinen Standpunkt durchsetzen möchte, sollte man dennoch kompromissbereit sein, denn wenn man stur auf seiner Meinung beharrt, erschwert dies letztlich eine gemeinsame Einigung. Sinnvoller ist es, sich erfolgversprechende Teilziele oder Alternativen zu überlegen und auf welchen Gebieten man am ehesten Kompromissbereitschaft signalisiert.

Auf ein Meeting sollte man sich stets vorbereiten

Argumente clever äußern

Um die eigene Position zu stärken, wird empfohlen, gleich zu Beginn des Gesprächs seinen Standpunkt offen darzulegen. Dabei ist es wichtig, logisch zu argumentieren.

Allerdings sollte man nicht gleich alle Argumente hintereinander herunterrattern, damit auch die Kollegen die Gelegenheit bekommen, sich zwischendurch zu äußern. Außerdem kann man sich sein bestes Argument ruhig für den passenden Moment aufheben. Auf diese Weise bleiben die Gesprächspartner gespannt und interessiert.

Auf den Gesprächspartner eingehen

Bei der Wortwahl empfiehlt es sich, darauf zu achten, dass die Gesprächspartner einen auch verstehen, weswegen man nicht zu viele Fachbegriffe verwenden sollte. Außerdem ist es wichtig, den Gesprächspartner nach seinen Ansichten und Ideen zu fragen.

Natürlich muss man auch den Argumenten des anderen aufmerksam zuhören. Auf diese Weise vermittelt man ihm das Gefühl, ernst genommen zu werden.

Bezieht man die Wünsche des Gesprächspartners mit ein, gewinnt man möglicherweise einen Verbündeten. Am besten ist es, nach Gemeinsamkeiten zu suchen und einen Kompromiss anzubieten. In der Regel bringt man dadurch Bewegung in ein Gespräch.

Auch wenn die Argumente noch so gut sind, lässt sich am Ende nicht jeder Gesprächspartner überzeugen. Durch eine positive und freundliche Gesprächsführung bleibt man jedoch bei den anderen in guter Erinnerung.

Weitere Tipps

Ebenfalls wichtig sind folgende Punkte:

Pünktlichkeit
Rechtzeitige Vorbereitung der Agenda
Richtige Nutzung von Konferenzen
Gute Besetzung der Teams
Gezieltes Ansprechen der stilleren Teilnehmer
Förderung von Diskussionen
Sichtbare Dokumentation wichtiger Entscheidungen
Bestimmung von Meetingregeln
Einhaltung der Sitzungszeit
Einholen von Feedback

Bei Meetings, in denen man eine neue Geschäftsidee präsentieren möchte, sollte man besondere Aspekte beachten...

Eine neue Geschäftsidee präsentieren

Wer im Beruf eine neue Idee entwickelt, möchte diese natürlich auch in die Tat umsetzen. Doch meist müssen die Vorgesetzten erst einmal überzeugt werden.

Die richtigen Argumente

Hat man die Absicht, seinen Chef für eine Geschäftsidee oder eine Veränderung zu gewinnen, sollte man ein paar Tipps beherzigen. Da Argumente und Worte wichtige Instrumente zur Überzeugung sind, müssen diese besonders sorgfältig überlegt werden.

Zunächst einmal ist es wichtig, seinen Chef oder Vorgesetzten von Anfang an mit einzubeziehen. So werden Vorgesetzte aufmerksam, wenn man sie selbst und ihre Meinung zitiert.

Geht es nämlich um eine Frage oder ein Problem, das den Chef noch vor kurzer Zeit selbst beschäftigte, hat er kaum die Möglichkeit, gegen die neue Idee zu sein.

Außerdem ist es ratsam, an die negativen Seiten eines Problems zu erinnern. Dabei kann es sich zum Beispiel um die Auswirkungen auf

die Arbeitsleistung
die Produktivität oder
die Finanzen

handeln. Um das Interesse seines Chefs zu steigern, sollte man diese Auswirkungen besonders hervorheben. Trägt die entsprechende Idee zur Verbesserung eines Problems bei, hat man eine perfekte Einleitung, um sie dem Vorgesetzten schmackhaft zu machen.

Die neue Geschäftsidee mit überzeugenden Argumenten vorstellen

Die Vorteile betonen

Damit man seine Idee auch durchsetzen kann, sollte man deutlich auf die Vorteile hinweisen, die sich durch sie erzielen lassen. Außerdem macht es Sinn, dem Vorgesetzten sämtliche wichtigen Informationen zu geben, die er braucht, um diese Vorteile einschätzen zu können.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, auch auf alle weiteren Vorteile, die sich aus der Idee ergeben, hinzuweisen. Besonders überzeugend ist es, wenn man aufzeigt, dass man sich über den Gewinn und den Nutzen der Firma Gedanken macht. Damit der Chef gar nicht erst darüber nachdenkt, wer die neue Idee in die Tat umsetzen soll, ist es ratsam, sogleich die Initiative zu ergreifen und ihm mitzuteilen, was man schon alles für ihre Ausführung getan hat und welche weiteren Schritte geplant sind.

Trotz aller Bemühungen kann es allerdings vorkommen, dass der Vorgesetzte nicht gleich so auf die Idee reagiert, wie man sich das wünscht. Solange er jedoch nicht eindeutig Nein sagt, kann man davon ausgehen, dass er Interesse hat. Daher sollte man das Gespräch mit positiven Worten abschließen.

Es gibt typische Fehler, die einem beim Meeting besser nicht passieren sollten...

Fehler, die es beim Meeting zu vermeiden gilt

Bei einem Meeting sollte es weder unhöflich, noch peinlich werden. Es gilt somit, folgende Punkte zu vermeiden:

eindösen - dieser Punkt sollte selbstverständlich sein, kann aber passieren, wenn es wirklich sehr langweilig wird; sich vorher zu bewegen hilft gegen Müdigkeit und während der Besprechung sollte man mitdenken
einen Anruf entgegennehmen - wer meint, bei einem Meeting telefonieren zu müssen, wird dem Redner damit signalisieren, dass man sich nicht für dessen Vortrag interessiert - Telefon bestenfalls stumm schalten
mit dem Sitznachbarn unterhalten - selbst wenn es nur geflüstert ist: mit dem Sitznachbarn zu tuscheln, sollte man unbedingt vermeiden; es kommt respekt- und rücksichtslos rüber und zudem schließt man dadurch anderen Kollegen aus
Kollegen ins Wort fallen - selbst wenn man die Ansichten des anderen nicht teilt, sollte man ihn stets ausreden lassen, schließlich wünscht man sich dieses Verhalten auch von den Kollegen
das Meeting zum Essen nutzen - selbst wenn es sich um ein längeres Meeting handelt, bei dem es Häppchen gibt, sollte man deren Verzehr nicht zur Hauptaufgabe der Besprechung machen; schon gar nicht sollte man zwischendurch aufstehen , um den Teller mit Snacks zu füllen
Kollegen bloßstellen - bei Meetings kommt es oft zu Vorschlägen, die man für keine gute Idee hält; auch wenn diese von Kollegen stammen, die man nicht sonderlich leiden kann, sollte man die anderen Meetingteilnehmer niemals bloßstellen
das Meeting frühzeitg verlassen: gerade bei endlos andauernden Meetings werden die Arbeitnehmer mit dem Gedanken spielen, einfach aufzustehen und zu gehen - dies sollte man nur bei wichtigen Anschlussterminen wagen, falls der Moderator der Besprechung zu wenig Zeit eingeräumt hat und das Meeting in seiner Länge überzieht

Und schließlich sollte man auch erkennen, wann es keinen Sinn macht, das Meeting fortzuführen...

Das Meeting abbrechen

Sinnlose Meetings, wie viele Arbeitnehmer beklagen, kommen häufig vor. Als Moderator sollte man darauf achten, solche Besprechungen, die die Mitarbeiter unnötiger Weise von der Arbeit abhalten, zu vermeiden. Dazu zählt es auch, zu wissen, wann man ein Meeting besser abbricht. Dies ist der Fall, wenn:

alle zu spät kommen
es keine wirkliche Agenda gibt und niemand weiß, worum es geht
sich niemand vorbereitet hat
man sich im Kreis dreht, ohne zu einem Ergebnis zu kommen

Dies mag ein radikaler Schritt sein, allerdings bringen unvorbereitete oder nicht ernst genommene Meetings niemandem was.