Projektmanagement - Planung, Team-Motivation und wichtige Abläufe
Die Projektarbeit stellt einen typischen Bereich in einem Unternehmen dar, dabei ist die Erstellung eines Projektplans ein zentraler Schritt eines effektiven Projektmanagements. Schließlich können nur so alle geplanten Schritte festgehalten und in ein harmonisches System überführt werden. Für ein erfolgreiches Ergebnis ist Team-Motivation sehr wichtig; dazu zählt auch das Statusmeeting zum reibungslosen Informationsaustausch. Informieren Sie sich hier über die Abläufe während der Projektarbeit und darüber, worauf es beim Projektmanagement ankommt.
Projektarbeit: Grundlagen und Bedeutung für ein Unternehmen
Bei einem Projekt handelt es sich um eine wissenschaftliche Arbeit mit praktischem Hintergrund. Die Team-Mitglieder beschäftigen sich dabei mit einer bestimmten Fragestellung oder Aufgabe, welche sie auf praktischem Wege beweisen/widerlegen bzw. lösen sollen.
Damit dies in einem Unternehmen reibungslos funktioniert, bedarf es eines guten Projektmanagements. Hinzu kommen weitere Voraussetzungen, um eine konzentrierte Umsetzung realisieren zu können.
Beim Projektmanagements kommt es auf folgende Punkte an:
- die Projektdefinition
- die Projektdurchführung
- das Projektcontrolling sowie
- den Projektabschluss.
Die Vorteile der Projektarbeit
Die Projektarbeit bietet dem Unternehmen einige Vorteile, verglichen mit dem gängigen Tagesgeschäft. So bietet eine solche Aufgabenstellern den Arbeitnehmern große Abwechslung. Sie können neue Erfahrungen sammeln und ihre Teamfähigkeit fördern; außerdem kommen sie auch mit neuen Kollegen in Kontakt.
Des Weiteren hat die Projektarbeit positiven Einfluss auf die Motivation des Arbeitnehmers. Ein zielorientiertes Arbeiten stärkt wieder das Sinngefühl, welches durch alltägliche gleiche Aufgaben oftmals verlorengehen kann. Wer den Erfolg einer Aufgabe beobachten kann, wird motivierter an die Arbeit gehen.
Außerdem werden Ordnung und Struktur in die Arbeitweise der Mitarbeiter gebracht. Diese Organisationsfähigkeit können die Arbeitnehmer dann in vielen Fällen nach Projektende auch in anderen Tätigkeitsbereichen anwenden.
Damit diese Vorteile auch effizient genutzt werden können, kommt es auf das richtige Management an. In diesem Artikel widmen wir uns einer solchen erfolgreichen Projektarbeit.
Im Folgenden gehen wir zunächst einmal auf die Strukturierung eines Projekts ein...
Strukturierung eines Projekts
Der Projektstrukturplan, kurz PSP, ist ganz allgemein die Grundlage für eine erfolgreiche Projektabwicklung. Von oben nach unten wird das definierte Projekt in Teilaufgaben sowie in Arbeitspakete gegliedert. Die Projektstruktur wird von der Projektleitung im Kick-off-Meeting vorgestellt und inhaltlich erklärt.
Projektmanagement around the world
Der wesentliche Charakter eines Projektes als einmaliges Vorhaben ist seine klare sowie zielorientierte Struktur. Die unterscheidet ein Projekt von der Routine der Alltagsarbeit.
Obwohl, oder gerade weil jedes Projekt ein individuelles sowie einzigartiges Vorhaben ist, gibt es für die Struktur einheitliche Standards, die national, international bis hin zu weltweit gelten und wahl- sowie bedarfsweise genutzt werden.
Project Management Body of Management Guide
Einer von ihnen ist der PMBOK, der Project Management Body of Management Guide. Er wird vom US-amerikanischen Projekt Management Institute PMI mit Sitz in der Stadt Newtown Square im Bundesstaat Pennsylvania geführt. Ende der 1980er Jahre wurde der Guide erstmals herausgegeben, und seitdem wird er laufend aktualisiert, überarbeitet sowie erneuert.
International Competence Baseline
Die International Competence Baseline IPC ist der Projektmanagementstandard der International Project Management Association IPMA mit Sitz in der niederländischen Stadt Nijkerk.
Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement
In Deutschland ist die GPM, die Deutsche Gesellschaft für Projektmanagement mit Verbandssitz in Nürnberg sowie einer Niederlassung in Berlin der maßgebliche Fach- und Berufsverband für das Projektmanagement. Eine Arbeitsgrundlage zur Projektstrukturierung ist die DIN-Norm 69900 als Grundlage für die Terminologie zum gesamten Projektmanagement.
Projektstrukturen
Das Projekt wird nach einheitlichen Standards strukturiert. Gängig sind die drei Orientierungsgliederungen Funktion, Objekt und Zeit. Eine andere Variante ist eine Projektstruktur nach organisatorischen, personellen, finanziellen und terminlichen Gesichtspunkten.
Terminliche Planung
Entscheidend ist, dass die Projektleitung als Einzelperson oder als Gremium zum Kick-off-Meeting das Projekt strukturiert hat und in seiner durchstrukturierten Form dem Projektteam vorstellt. Terminlich muss das Projekt sowohl vorwärts, also vom Projektbeginn bis hin zum Projektende, als auch umgekehrt, also rückwärts, strukturiert werden. Das Projektende steht schon als Termin fest, bevor das Projekt begonnen hat.
Personelle Struktur in Arbeitsgruppen
Anhand der Ressourcen wie Personal, Budget und Zeit muss kalkuliert, also gerechnet werden, was wie von wem bis zu welchem Zeitpunkt bearbeitet sein muss. Dazu wird das Projektteam in einzelne Arbeitsgruppen aufgeteilt. Jeder Gruppe gehört eine von der Projektleitung festgelegte Zahl von Mitarbeitern an.
Das Projekt als Ganzes wird vertikal, also lotrecht beziehungsweise senkrecht, in Aufgaben für jede einzelne Arbeitsgruppe unterteilt. Danach erhält in der Gruppe jedes Teammitglied sein Arbeitspaket zugeteilt.
Innerhalb der Projektstruktur ist es die unterste Arbeitsebene. Damit ist auch die personelle Struktur als dreistufige Hierarchie festgelegt. Sie reicht von der Projektleitung über die Abteilung oder Gruppe hin zum einzelnen Teammitglied, dem Projektmitarbeiter.
Arbeitspraxis
Diese Struktur muss jetzt mit Leben, sprich mit der Projektabwicklung, gefüllt werden. Die Arbeitspraxis ist ein Mix aus den organisatorischen, personellen, finanzellen und terminlichen Gesichtspunkten des Gesamtprojektes.
Das klingt aufwändig, ist innerhalb des Projektalltages jedoch eine Selbstverständlichkeit. Die Kunst einer Projektstruktur liegt darin, alles so aufeinander abzustimmen, dass alle Bereiche zueinander passen und ineinander greifen, sozusagen miteinander korrespondieren.
Mögliche Probleme während eines Projektes
Die Problematik liegt in den Schnittstellen, an denen Reibungsverluste bis hin zu Fehler entstehen können. Wenn beispielsweise Timing und Budgetierung stimmen, nicht jedoch die Personalplanung, dann stockt das Projekt aus diesem Grunde.
Die Ursache dafür muss eruiert oder auch evaluiert werden. Gründe können
- eine falsche Personalplanung
- ein krankheitsbedingter Personalausfall, oder auch
- die fachliche Überforderung des Personals
sein. Zur gekonnten Projektstruktur gehört sowohl die Vermeidung als auch die rasche Behebung einer solchen Situation.
Projektdokumentation
Das Projekt muss zu Projektbeginn schriftlich dokumentiert sein. Das ist in einer kurzen sowie ausführlichen Form nur dann möglich, wenn es bereits in diesem Stadium durchstrukturiert ist. Diese Dokumentation wird beim zukünftigen Controlling innerhalb der Statusmeetings als Soll dem jeweils erreichten Istzustand gegenüber gestellt.
Fazit
Das Projekt strukturiert angehen bedeutet für die Projektleitung insofern, das Projekt bereits zu seinem Beginn strukturiert zu haben. An dieser Grundstruktur wird dann im Projektverlauf gearbeitet. Als ein Leitfaden ist sie variabel, änderbar und flexibel.
Wenngleich Strukturstandards oder anderweitige abstrakte Vorgaben hilfreich sind, so ist doch jedes Projekt einzeln und für sich zu betrachten. Auf jeden Fall muss es rechtzeitig strukturiert, buchstäblich bis ins Kleinste durchdacht sein.
Die Einteilung des Projekts hilft dabei, ein effizientes Arbeiten zu fördern...
Einteilung des Projekts in kleinere Teilprojekte nach der 8/80-Regel und der Berichtsregel
Jedes Projekt wird vertikal, also von oben nach unten, in die zwei Hierarchieebenen Teilarbeitsschritte sowie Arbeitspakete strukturiert. Kalkuliert und berechnet werden die Arbeits- oder Mannstunden für jeden einzelnen Teilabschnitt.
Gleichzeitig muss eine recht engmaschige Kontrolle greifen, um Soll-Ist-Abweichungen möglichst früh, und zwar in jedem einzelnen Teilabschnitt, festzustellen. Hier werden die Arbeitspakete, also die Leistungen der einzelnen Teamangehörigen, zusammengeführt.
Die 8/80-Regel
Die so genannte 8/80-Regel setzt das Zeitlimit für den einzelnen Arbeitsabschnitt auf ein Minimum von acht und ein Maximum von achtzig Arbeitsstunden fest. Als Regel wird das Ableiten
- aus Erfahrungen
- aus Erkenntnissen oder
- aus bestimmten Gesetzmäßigkeiten
bezeichnet. Eine Regel ist also keineswegs starr oder feststehend, sondern eher wie eine Richtschnur oder ein Anhaltspunkt zu sehen. Die 8/80-Regel wird nach den allgemein geltenden Projektstandards auf größere bis hin zu große Projekte angewendet.
Während die Mindeststundenzahl von acht unverändert bleibt, kann sich die 8/80-Regel bei mittleren Projekten auf die Maximalzahl von vierzig, oder bei kleinen Projekten auf die von zwanzig Stunden reduzieren. Innerhalb des Projektes kann auch von Teilabschnitt zu Teilabschnitt gewechselt werden.
Die 8/80-Regel ist für jede Projektleitung eine Orientierung. Für die Personalkalkulation wird mit Arbeitsstunden gerechnet. Mannstunde oder Personenstunde ist eine Bezeichnung für das durchschnittliche Arbeitsvolumen, das die Person in einer Zeitstunde leisten kann.
Arbeitsstunde und Zeitstunde weichen im Arbeitsalltag durch Pausen und anderweitige Arbeitsunterbrechungen voneinander ab. Die 8/80-Regel mit ihrer maximalen Stundenzahl kann inklusive Arbeitspausen durchaus hundert Zeitstunden ergeben.
Anhand der werktäglichen Maximalzahl an Arbeitsstunden und den damit verbundenen Zeitstunden errechnet sich der Zeitaufwand in Werk- oder Kalendertagen. Eine werktägliche Arbeitszeit von acht Zeitstunden ergibt mit wöchentlich fünf Arbeitstagen nach der 8/80-Regel einen Zeitaufwand von zwei Werkwochen. Wird am Wochenende mit demselben Stundeneinsatz gearbeitet, verkürzt sich der Zeitaufwand auf eineinhalb Kalenderwochen.
Die Berichtsregel
Nach der Berichtsregel sollen Arbeitsschritt und Berichtszeitraum zeitlich aufeinander abgestimmt sein. Sobald der Arbeitsschritt beendet ist, muss berichtet werden. Das geschieht in regelmäßigen Statusmeetings, auf die wir im Verlauf dieses Artikels noch weiter eingehen.
Eine geschickte und gekonnte Projektplanung stellt von Beginn an die beiden Regeln 8/80 und Berichtswesen aufeinander ab. Die Vorteile dafür liegen auf der Hand. Eine enge Taktung des Berichtswesens schafft zwar einerseits mehr Aufwand, garantiert andererseits aber ein effektives und zeitnahes Controlling.
Für die Projektleitung ist es wichtig zu wissen, dass der jeweilige Teilabschnitt insgesamt fehlerlos beendet worden ist. Das Ergebnis daraus wird für den nächsten Teilarbeitsschritt verwendet, der darauf aufbaut.
Jetzige Fehler setzen sich im weiteren Projektverlauf fort. Das kann unmerklich der Fall sein, aber auch im nächsten oder in einem der danach folgenden Arbeitsschritte auffallen. Es bleibt eine latente Gefahr und ein insgesamt ungutes Gefühl, wenn der jeweilige Teilarbeitsschritt nicht als erfolgreich abgeschlossen bewertet, sozusagen abgehakt werden kann.
Fazit
Ganz allgemein gilt der Grundsatz, dass Regeln dazu da sind, um eingehalten zu werden. Die Projektleitung macht derartige Regeln zu einer Vorgabe für das Projektteam.
Die 8/80-Regel oder die Berichtsregel ist als solche für das Projektteam nicht relevant. Die Projektleitung kann sich daran orientieren und im Übrigen ihre eigenen Erfahrungen mit einbringen.
Sie wird gut daran tun, keine Regel unberücksichtigt zu lassen. Beide Regeln sind bewährt und Bestandteil der international üblichen sowie anerkannten Projektstandards.
Bei Unregelmäßigkeiten oder Fehlern innerhalb einzelner Projektabschnitte werden zwangsläufig Schuld und Ursache recherchiert. Die Projektleitung ist dann angreifbar, wenn sie eine von beiden oder gar beide Regeln außer Betracht gelassen hat.
Meistens werden dann mögliche andere Gründe nicht weiter eruiert. Die unwiderlegbare Argumentation lautet, dass es zu dieser Situation nicht gekommen wäre, wenn die 8/80-Regel oder die Berichtsregel, am besten beide gemeinsam, so angewendet worden wäre, wie es die Standards sowie die Erfahrungen aus anderen oder aus Vorgängerprojekten vorgeben.
Steht die Projektstruktur, gilt es, einen Projektplan aufzustellen...
Der Projektplan als Basis
Der Projektplan sollte einen bestimmten Aufbau aufweisen.
Einleitung
Ein Projektplan sollte zunächst einmal mit einer Einleitung beginnen. In dieser wird dargelegt, welcher Zweck überhaupt mit dem Projektplan verfolgt wird und welche Motivation sich hinter den Prozessen verbirgt.
Die Basis
Anschließend sollten die Grundlagen genannt werden, auf welchen die geplanten Maßnahmen basieren. In diesem Zusammenhang wird beispielsweise geklärt, welche Rahmenbedingungen derzeit vorliegen und welche Standards beachtet werden müssen.
Projektbeschreibung
Daraufhin kommt es im Rahmen des Projektplans zur Projektbeschreibung. In dieser werden alle relevanten Parameter genannt, welche dabei helfen, das Projekt in seiner Gesamtheit zu verstehen. Dazu gehören etwa die Nennung des Arbeitsumfangs oder der Abnahmeprozedur.
Entwicklungsplan
Im Anschluss daran folgt der Entwicklungsplan. Bei diesem wird zunächst eine Aufteilung der Arbeit vorgenommen, so dass diese in kohärente Einheiten unterteilt ist. Darüber hinaus wird noch ein Netzplan erstellt, welcher die zukünftigen Aktivitäten strukturiert und mit wichtigen Terminen in Vereinbarung bringt. Daneben wird noch auf das Budget, dessen Einteilung und eventuelle Risiken eingegangen.
Anforderungen
Im fünften Abschnitt wird dann auf die Anforderungen an die Umgebung eingegangen. Zur Umgebung zählen beispielsweise
- Lieferanten
- Geschäftspartner und
- eigenes Equipment.
Entwicklungsprozesse
Danach sollte sich der Projektplan dem Thema Entwicklungsprozesse widmen. Dieser Abschnitt kann natürlich erst erstellt werden, während das Projekt bereits im Gange ist.
Hier werden dann die Phasen der Entwicklung protokolliert und analysiert. Es kommt demnach zu einer Evaluation bestehender Prozesse und einer Dokumentation der Umsetzung des Projekts.
Projektorganisation
Nun sollte sich der Projektplan inhaltlich noch der Projektorganisation widmen. In diesem Feld geht es vor allem um die Kommunikation zwischen den beteiligten Parteien und der Strukturierung der einzelnen Prozesse.
Entwicklungsstandards
Beim letzten Punkt handelt es sich schließlich noch um die Standards der Entwicklung. Hier wird etwa dargelegt, welche Werkzeuge für welche Prozesse zum Einsatz kommen und welche Richtlinien beachtet werden müssen.
In vielen Fällen kann der Einsatz des Computers dabei helfen, stets die Übersicht zu bewahren und somit effektiv und effizient zu arbeiten...
Projektmanagement-Software für eine effektivere Arbeit
Die Arbeit von Führungskräften und Managern ist anspruchsvoll und komplex. So müssen ständig diverse Prozesse überwacht und teils schwere Entscheidungen getroffen werden.
Doch welche Projekt-Software kann dabei helfen, stets die Übersicht zu bewahren und somit effektiv und effizient zu arbeiten? Hier geben wir einen Überblick.
Ob computerbasiert oder nicht - den Arbeitsbeginn bildet in vielen Fällen das so genannte Kick-off-Meeting...
Das Kick-off-Meeting zum Projektbeginn
Das Kick-off-Meeting ist der Auftakt zu einem neuen Arbeitsabschnitt, zu einer neuen Aufgabe. Die dazu Ausgewählten werden in diesem Meeting in das Projekt eingeführt, mit ihrer Aufgabe vertraut gemacht und auf das Team eingeschworen. Lesen Sie hier, worauf es dabei ankommt.
Damit ein Projekt erfolgreich verläuft, muss projektintern gut und verständlich kommuniziert werden...
Gute Kommunikation für ein erfolgreiches Projektmanagement
Das lateinische Wort "communicare" heißt zu Deutsch "mitteilen" oder "informieren". Jede Gruppe, und das gilt auch für ein Projektteam, ist mit ihrer Arbeitsleistung von einer regelmäßigen sowie qualitativ hochwertigen Kommunikation abhängig. Über bestimmte Dinge müssen, über manche können und wollen alle informiert sein.
Zur Aufgabe der Projektleitung gehört unter anderem die Steuerung des Informationsflusses. Bei der Projektleitung als Schaltstelle mit Wirkung nach außen und nach innen muss an dieser Stelle die Kommunikation dementsprechend zweigleisig laufen.
Außenkommunikation obliegt der Projektleitung
Damit nicht jeder so kommuniziert, wie er es sich vorstellt oder wie er möchte, muss die Kommunikation innerhalb des Projektteams klar und zweifelsfrei strukturiert sein. Dabei ist es wichtig, wie es gerne formuliert wird, mit einer Stimme zu sprechen.
Das klappt in der Praxis dann am besten, wenn tatsächlich auch nur eine Stimme, also eine Person spricht. Es muss also klar sein, wer was zu wem kommuniziert.
Beispiel
Die Außenkommunikation obliegt ausschließlich der Projektleitung oder einer von ihr damit beauftragten Person, zum Beispiel dem Pressesprecher. Damit wird sichergestellt, dass Außenstehende zu jedem Zeitpunkt ein und denselben Ansprechpartner haben. Das Team ist angewiesen, bei Nachfragen auf die Projektleitung zu verweisen und sich selbst nicht zu äußern.
Diese Situation ist mit der Fußballmannschaft im Profibereich vergleichbar. Die Mannschaft ist angehalten, sich nicht zu äußern.
Wenn, dann ist dafür der Mannschaftskapitän als Teamvertreter zuständig, oder aber der Trainer, Manager oder Pressesprecher. Die einen bezeichnen das als Maulkorb, andere als eine strukturierte und professionelle Kommunikation.
Interne Kommunikationswege
Intern, also innerhalb des Projektes, gibt es mehrere Kommunikationswege. Zum einen von der Projektleitung hin zum Projektteam, beispielsweise in Statusmeetings, und umgekehrt. Andererseits, und zwar recht eingeschränkt und auf den einzelnen Sachverhalt bezogen, bilateral unter den Projektmitarbeitern.
Über Sach- und Fachthemen, die zum Projektalltag gehören, wird direkt kommuniziert. Hierzu entscheidet die Projektleitung, ob und in welchem Umfange sie davon per Kopie zeitgleich informiert werden möchte. Wenn das gewünscht ist, dann muss der Projektleiter keineswegs ein Kontrollfreak sein.
Dezentrale Kommunikation via E-Mail
Erst die Zentralisation einer solchen Kommunikation per E-Mail ermöglicht eine chronologische und vor allem lückenlose Projektdokumentation mit Datenspeicherung und Datenpflege. Von dezentraler Kommunikation profitieren nur die direkt daran Beteiligten. Empfänger und Absender können nicht immer abschätzen, ob es hilfreich, zweckmäßig oder notwendig sein kann, den Kreis der Beteiligten zu erweitern.
Die Carbon oder Cool Copy, also das CC im Header der E-Mail ist, adressiert an die Projektleitung, kein Mehraufwand für den Absender. So ist jedoch der Kommunikationskreislauf geschlossen, und der Projektleiter hat schon in diesem Stadium eine Chance zum Controlling.
Er kann eingreifen oder kommentieren, er kann sich ganz einfach zu Wort melden. Mit einem Mausklick antwortet er allen im Header Genannten und heftet danach den Vorgang im elektronischen Datenarchiv ab.
Kommunikation während des Projektverlaufes
Für die Kommunikation während des Projektverlaufes gelten bestimmte Vorgaben. Sie werden im Kick-off-Meeting vorgestellt und dem Projektteam entweder schriftlich oder als Datei an die Hand gegeben.
Unterschieden wird in mündliche sowie schriftliche Kommunikation und die damit verbundenen Folgen. So sind beispielsweise
- mündlich
- fernmündlich oder
- per SMS
keine Absprachen möglich. Die müssen schriftlich, mindestens per E-Mail, niedergelegt werden, immer mit CC an die Projektleitung.
Es muss auch klar sein, welche schriftliche Kommunikation außer den genehmigten Protokollen über Statusmeetings für die Projektarbeit als bindend gilt. Das wird spätestens dann wichtig, wenn es innerhalb der Projektarbeit zu Reibungsverlusten, zu Kompetenzgerangel oder zu Abstimmungsproblemen kommt.
Der eine schiebt Ursache und Schuld dem anderen zu, der das von sich weist. Hier kann die Kommunikation entscheidend sein, wer letztendlich Recht hat, oder Recht bekommt. Wenn die Projektleitung von dieser Kommunikation per CC informiert ist, dann kann sie sich eine objektive Meinung bilden - sie ist nicht auf subjektive oder lückenhafte Information der bilateralen Kommunikation angewiesen.
Denn spätestens in diesem Stadium wird jeder versuchen, buchstäblich seine Haut zu retten. Eine gut gesteuerte und strukturierte Kommunikation hat automatisch direkten Einfluss auf ein erfolgreiches Projektmanagement.
Das passende Kommunikationsmittel für unterschiedliche Anlässe
Ein Projekterfolg steht und fällt mit der Kommunikation. Sie ist das Bindeglied innerhalb des Teams - bei einem größeren Team zwischen einzelnen Gruppen, ansonsten unter den Teamangehörigen.
Kommunizieren bedeutet Austauschen - das heißt, den anderen auf dem Laufenden halten, sich selbst auf dem Laufenden halten, und auch auf dem Laufenden gehalten zu werden. Kommunikation ist sowohl eine Hol- als auch eine Bringschuld. Es nutzt der Sache wenig, auf eine Information zu warten, sie nicht zu erhalten und anschließend zu beklagen, sie nicht erhalten zu haben.
Hier muss, wie es heißt, nachgehakt werden.
Dem Team muss bewusst sein, dass nur der Erfolg zählt, also das Ergebnis der Kommunikation. Im Einzelfall ist ein Statusmeeting das geeignete Forum, um sich über eine mangelnde Kommunikation zu beklagen.
Wenn auf Nachhaken eingeräumt werden muss, sich nicht selbst um die Information bemüht zu haben, dann wird der Kritisierende selbst kritisiert, und zwar zu Recht. Auf das Statusmeeting gehen wir im weiteren Verlauf dieses Artikels noch genauer ein.
Moderne Technik nutzen
Die heutige Technik bietet eine große Vielfalt an Kommunikation. Sie reicht vom Festnetz- über das Mobiltelefon, vom stationären PC am Schreibtisch über Laptop bis zu Smartphone, zu Internet, Intranet oder Instant Messenger.
Die Auswahl der Kommunikation ist auch mitentscheidend für das Ziel, das damit erreicht werden soll. Absprachen und Informationen im Arbeitsalltag sind mündlich oder fernmündlich möglich. Nur die jeweiligen Gesprächspartner sind davon betroffen, in der Regel das Gegenüber am anderen Ende der Leitung.
Schriftlich fixieren
Sogenannte wichtige Vorgänge müssen schriftlich kommuniziert werden. Über den Grad und eine mögliche Abstufung der Wichtigkeit entscheidet die Projektleitung, ebenso wie über den Empfängerkreis, der per CC zeitgleich mit informiert wird.
Instant Messaging
Das Instant Messaging ist der Chat per Textnachricht. Anstelle miteinander zu sprechen, wird schriftlich kommuniziert.
Das Push-Verfahren stellt sicher, dass der Chatpartner die gechattete Nachricht sofort, also direkt nach dem Knopfdruck, erhält. Und wer bei Meetings verhindert ist, der wird per Konferenzschaltung hinzu geschaltet. Die persönliche Abwesenheit wird durch eine visuell-akustische Anwesenheit ausgeglichen.
Situationsbezogene und -angepasste Kommunikation
Jede Kommunikation muss situationsbezogen und situationsangepasst sein. Der schnelle Anruf oder die kurze SMS können ebenso wichtig und ausreichend sein wie das ausführlichere E-Mailschreiben mit Dateianhang.
Jede Kommunikation braucht gewisse Rahmenbedingungen, die einzuhalten, und die von jedem im Team in jeder Situation einhaltbar sind. Im Kick-off-Meeting muss beim Tagesordnungspunkt Kommunikation anhand einiger Beispiele verdeutlicht werden, in welcher Situation wie kommuniziert werden kann, soll oder muss.
Das Team muss sein Eigeninteresse und die damit verbundene Verantwortung am Kommunikationsfluss verinnerlichen. Es muss von der Wichtigkeit überzeugt sein, die Projektleitung über sogenannte wesentliche Dinge zeitgleich zu informieren.
Die bilaterale Kommunikation sollte den Beteiligten weitgehend freigestellt sein. Hier sind Schnelligkeit und Effektivität oftmals wichtiger als die Dokumentation jeder einzelnen Information. Telefonate werden ohnehin nicht mitgeschnitten, und SMSs nach eigenem Ermessen gelöscht.
Was speicherbar ist, so wie Chatprotokolle, das sollte allerdings auch gespeichert und nicht gelöscht werden. Das kann umgekehrt auch bedeuten, dass absichtlich nicht gechattet, sondern telefoniert wird, um in diese Falle keine elektronische Spur zu hinterlassen.
Fazit
Dieses und andere Beispiele zeigen, wie wichtig die Eigenverantwortung jedes einzelnen Teammitgliedes ist. Es muss auch dann um die Sache, um den Projekterfolg und das Team gehen, wenn durch das Kommunizieren Mängel oder Fehler aufgedeckt werden.
In einem Projektteam, in dem offen und offensiv miteinander umgegangen wird, sind Rahmenbedingungen für eine richtige Kommunikation ausreichend. Wichtig ist, dass alle Beteiligten und Betroffenen das gesamte Spektrum der Technik beherrschen.
Jeder muss die genutzten PC-Programme auch anwenden und mit ihnen arbeiten können. Hardware und Software müssen kompatibel sein.
Aber auch das persönliche Gespräch ist ein geeignetes Kommunikationsmittel - in vielen Situationen ist es weder ersetzbar noch wegzudenken. Oftmals lässt es sich auch durch eine Konferenzschaltung nicht ersetzen. Denn dann fehlt die Aura, die der Gesprächspartner durch seine persönliche Anwesenheit ausstrahlt, buchstäblich rüberbringt.
In den Bereich der Kommunikation fällt auch das Statusmeeting als fester Bestandteil des Projektmanagements...
Das Statusmeeting zum reibungslosen Informationsaustausch
Ein Statusmeeting zum Informationsaustausch kann sowohl regelmäßig als auch bedarfsweise ad hoc durchgeführt werden. Das erste Meeting sollte spätestens in der zweiten Woche nach dem Kick-off stattfinden. Hier lesen Sie, worauf es dabei ankommt.
Kommunikation ist das eine - damit ein Projekt aber auch erfolgreich abgeschlossen werden kann, bedarf es motivierter Mitarbeiter...
Team-Motivation während eines Projekts
Die Herkunft für das Wort "Motivation" ist das lateinische "movere", zu Deutsch "bewegen" oder "antreiben". Das erinnert eher an Sklaven auf Galeeren, die zu einem gleichmäßigen Ruderschlag angetrieben wurden.
Heutzutage ist das Motivieren ein gesamtheitliches emotionales Aktivieren des Menschen. Im Rahmen einer Projektarbeit werden damit zwei Ziele erreicht. Sachlich kommt die Motivation dem Projektergebnis zugute, persönlich der Emotion des Einzelnen.
Aufgabenbereiche eins Projektleiters
Die Aufgabe einer Projektleitung verläuft zweigleisig. Auf der einen Seite muss das Projekt als Ganzes umgesetzt und mit Wirkung nach außen vertreten werden. Auf der anderen Seite steht die tatsächliche Umsetzung des Projektes, gemeinsam mit dem Projektteam.
An dieser Schnittstelle zwischen beiden ist die Position des Projektleiters.
- Nach oben hin steht er unter dem Erfolgszwang, das Projekt so, wie es geplant beziehungsweise vorgegeben ist, zu realisieren.
- Nach unten hin ist er auf das Mit- und Zuarbeiten jedes einzelnen Projektmitarbeiters angewiesen, damit er Vollzug melden kann.
In dem Sinne braucht der Projektleiter die Leistungsfähigkeit und die Leistungswilligkeit seines Teams.
Selbstbestimmung der einzelnen Teammitglieder
Motivationsfördernd sind in erster Linie ein hohes Maß an Selbstbestimmung der einzelnen Teammitglieder sowie deren persönliche Erfolge. Wenngleich Leistung und Arbeit dem Projekt zugutekommen, so ist doch jede einzelne Person mit ihrem Engagement, mit ihrem eigenen Knowhow und ihrem Arbeitseinsatz daran beteiligt. Bewusst oder auch unbewusst möchte das jeder von ihnen gerne honoriert sehen, bis hin zu einem offen ausgesprochenen Lob für seine Einzelleistung innerhalb des Projektteams.
Der Projektleiter muss sich vor Augen führen, dass jedes Teammitglied genügend Können und Wissen für seinen Arbeitsplatz mitbringt. Das ist bei der Personalauswahl zur Projektmitarbeit hinreichend geprüft worden. Jetzt ist es seine Aufgabe, jeden Mitarbeiter buchstäblich jeden Tag erneut zu motivieren - ihn also dazu zu veranlassen, seine Höchstleistung, sein Bestmögliches in das Projekt einzubringen.
Zielsetzungen verdeutlichen
Das klingt aufwändiger als es ist, weil der Mitarbeiter die arbeitsrechtliche Pflicht hat, "seinen Job ordentlich zu machen". Ordentlich in diesem Sinne ist relativ und wird individuell interpretiert.
Der Projektleiter macht Vorgaben, die deutlich darüber liegen. Sie werden ihm in aller Regel von der Geschäftsleitung vorgegeben - es sind die so genannten Zielsetzungen mit der Einhaltung von Terminen und von Budgets.
Die Spanne vom ordentlichen Job bis hin zu dieser deutlich höheren Erwartung muss der Projektleiter durch ein Motivieren des Projektteams überbrücken. Wie und mit welchen Mitteln er das schafft, bleibt ihm überlassen Im Endeffekt zählt nur der Erfolg.
Die Geschäftsleitung hat ein primäres Interesse dran, dass das Projekt planmäßig abgewickelt wird, weniger oder gar nicht an dem Wie. Einfach formuliert, muss der Projektleiter sein Team bei Laune halten.
Die Vorteile des Projekts verdeutlichen
Ohne Projekte ist ein innovatives Arbeiten sowohl in der freien Wirtschaft als auch bei der öffentlichen Hand mit Bund, Ländern und Gemeinden gar nicht denkbar. Jedes Projekt ist einmalig und mit Projektanfang sowie Projektende in sich abgegrenzt. Es wird meistens zusätzlich und parallel zur routinemäßigen Alltagsarbeit durchgeführt.
Sowohl seine Einmaligkeit als auch Art und Charakter des Projektes bringen für die daran Beteiligten ein neues, ganz anderes berufliches Verständnis mit sich. Obwohl auch in jedem Projekt Hierarchien bestehen, wird nicht nur von einem Team gesprochen, sondern auch als Team gearbeitet.
Projekt als etwas Einmaliges erkennen lassen
In vielen Fällen steht das Projekt in einem direkten Zusammenhang zu seiner Finanzierung. Einmalige Zuschüsse, Zuwendungen oder dergleichen müssen einmalig, also projektbezogen, verwendet werden. Sie fließen nicht in das jährliche Budget ein, sondern werden separat davon bewirtschaftet.
Das Projekt wird in dem Sinne ausgegliedert. Es ist etwas Besonderes und Einmaliges. Dafür müssen alle personellen Ressourcen genutzt werden. Das bedeutet für ein Unternehmen Fortschritt und Innovation.
Jedes Projekt bietet die Chance, externe Kompetenz und Knowhow zu nutzen, ohne bewährte eigene Mitarbeiter zu desavouieren. Sie werden in das Projekt einbezogen oder verbleiben an ihrem Arbeitsplatz und akzeptieren das Projekt, was nach seinem Abschluss auch ihnen einen Mehrwert bringen kann.
Vorteile einer Projektphase
Unternehmer und Mitarbeiter haben jeder ihre eigenen Vorteile an einem Projekt. Das Unternehmen profitiert von dem Projektergebnis, das in aller Regel einen wirtschaftlichen Fortschritt, zumindest aber eine Stabilisierung bedeutet. Das Projektteam kann sich mit seiner individuellen Leistung profilieren, und jeder kann sein Standing im Unternehmen verbessern.
Abwechslung im Alltag und Karrierechance
Die Projektmitarbeit bringt viel Abwechslung in den Arbeitsalltag. Sie kann sich auch als ein Karriereschritt erweisen, wenn weitere Projekte anstehen, oder wenn das Projektergebnis in den Unternehmensablauf integriert wird. Das direkte, unmittelbare Miteinander des Teams mit seinen Unterschieden in Persönlichkeit sowie beruflicher Qualifikation des Einzelnen stärkt die Toleranz und das Verständnis untereinander.
Auch aus der Alltagsarbeit lassen sich Arbeitsabläufe herauslösen und zu einem Projekt zusammenfassen. Das ist eine gute Möglichkeit, vorhandene Mitarbeiter als ein Projektteam zu motivieren.
Externes Knowhow einbinden
Andererseits kann auch die Chance dazu genutzt werden, externes Knowhow einzubinden. Abhängig von dem Ziel einer solchen Projektgestaltung ist es durchaus erfolgversprechend, das eine zu tun und das andere nicht zu lassen. Das eingekaufte Projektknowhow wird anschließend von den eigenen Mitarbeitern im laufenden Arbeitsprozess genutzt sowie umgesetzt.
Diskriminierung schadet dem Team
In einem Team muss zwangsläufig jeder mit jedem auskommen. Mobbing ist weder denkbar noch machbar.
Das Mobbing trifft eine einzelne Person - es gefährdet jedoch den Projekterfolg, an dem alle beteiligt sind, buchstäblich dranhängen. Persönliche Animositäten müssen der Sache untergeordnet werden, denn die Projektdisziplin ist ausschlaggebend für den letztendlichen Gesamterfolg.
Realistische Ziele ausarbeiten
Eine klare Vorgabe der Geschäftsleitung ist das Erreichen des Projektziels. Umsetzung und Realisierung obliegen der Projektleitung. Die muss ihrerseits die Ziele nach ökonomischen, personellen und qualitativen Gesichtspunkten ausarbeiten, vorgeben sowie vertreten.
Aufgaben des Projektleiters
Ziele müssen realistisch sein, sonst werden sie ebenso schnell wie unmerklich zu Utopien als eine Idee ohne die notwendige reale Grundlage. Die Ziele müssen sich nicht nur an der Vorgabe, sondern auch an der Machbarkeit orientieren.
Jedes Projekt wird von seiner Personalstruktur, vom Budget, von der Terminierung sowie von der Qualität des Ergebnisses bestimmt. Der Projektleiter befindet sich an der Schnittstelle zwischen der Geschäftsleitung als Projektinhaber und den, sprich seinen Mitarbeitern als Projektteam.
Er arbeitet das Projekt im Detail aus und setzt insofern Ziele für die einzelnen Projektabschnitte, bis hin zum erfolgreichen Projektabschluss, dem Projektende. Er muss vorwärts und rückwärts rechnen, hin und her terminieren und die einzelnen Ziele so ermitteln, dass sie erreichbar sind.
Projektzwänge
Jedes Projekt unterliegt seinen eigenen Vorgaben, den umgangssprachlichen Projektzwängen. Sie sind ganz unterschiedlicher Natur und haben in allen Fällen einen pekuniären Anlass.
Das Projekt wird budgetiert, also in seiner Gesamtsumme mit Einnahmen und Ausgaben fixiert. Die Projektleitung muss unter Einhaltung dieser Vorgabe das Projekt umsetzen.
Sie muss abschätzen, ob die terminlichen und qualitativen Ziele mit den vorhandenen Möglichkeiten an Personal und Geld realistisch sind.
- Die eine Seite drängt, dass sie realisierbar sein und gemacht werden müssen -
- die andere Seite bremst und weist auf die praktische Machbarkeit im Alltag hin.
Dazwischen ist die Projektleitung - sie steht, wie es genannt wird, unter Druck oder unter Erfolgszwang. Der Druck kann in diesem Sinne wörtlich verstanden werden. Beide Seiten drücken, sie üben Druck auf die Projektleitung aus. Die muss dem widerstehen und nach beiden Seiten hin realisierbare Ziele definieren.
Die Kunst und Schwierigkeit liegt darin, jedem gerecht zu werden. Der Projektinhaber legt Wert auf die Einhaltung von Termin und Budget, während das Projektteam bis an den Rand des Machbaren belastet wird.
Dazu muss es hochmotiviert sein, was in irgendeiner Form mit einer Gegenleistung verbunden ist. Die kann sowohl ideell als auch materiell sein.
Ermessensspanne
Ob das gesetzte Ziel realistisch ist, muss in jedem Einzelfall individuell bewertet werden. Die Ermessensspanne dazu ist groß und hängt von ganz unterschiedlichen Faktoren ab.
Darüber entscheiden muss der Projektleiter. Für ihn macht es keinen Sinn, unrealistische Ziele vorzugeben. Sie sind im Endeffekt ohnehin nicht erreichbar, und darüber hinaus macht er sich unglaubwürdig.
Ihm wird wahlweise Inkompetenz oder Irrealität unterstellt. Beides ist gleichermaßen negativ und erfolglos. Mit einer unrealistischen Zielsetzung schadet sich der Projektleiter selbst, ohne erkennbaren Nutzen für das Projekt.
Fazit
Vor diesem Gesamthintergrund ist eine für den gesamten Projektverlauf realistische Zielsetzung das A&O für den Projekterfolg im Ganzen. Das macht die Aufgabe der Projektleitung zwar nicht einfacher, sorgt jedoch für ein ehrliches und gutes Standing gegenüber Projektinhaber und Projektteam. Realistische Ziele erhöhen die Glaubwürdigkeit und somit dauerhaft auch die Akzeptanz der Projektleitung.
Fortschritte aufzeigen
Mit der Meilensteintrendanalyse, kurz MTA, werden die Fortschritte in einem Projekt überwacht sowie evaluiert, also sach- und fachgerecht bewertet. MTA dient einerseits dem Controlling, andererseits aber auch einer Bestätigung und Motivation des Projektteams.
Projektplanung
Zum Aufzeigen und Bewerten der Projektfortschritte ist ein Soll-Ist-Vergleich erforderlich. Der setzt eine möglichst genaue und detaillierte Projektplanung voraus.
Diese Basisplanung wird in der MTA als Meilenstein bezeichnet. Beides ist dasselbe mit anderen Worten.
Vereinfacht gesagt, muss das Geplante regelmäßig überwacht und bedarfsweise korrigiert werden. Nach Vorbereitung durch die Projektplanung wird das Projektteam im turnusmäßigen oder auch außerordentlichen Statusmeeting darüber informiert.
Statusmeeting
Idealerweise korrespondieren die Statusmeetings mit den einzelnen Meilensteinen, so dass jedes Controlling zeitnah erfolgt. Demensprechend aktuell werden auch die Fortschritte aufgezeigt, ebenso wie mögliche Probleme und Schwierigkeiten mit Auswirkung auf den Termin- und Zeitplan.
Fortschritte aufzeigen, um das Team zu motivieren
Fortschritte aufzeigen wirkt innerhalb des Projektteams allemal positiver und motivierender als zu kontrollieren oder Fehler aufzulisten. Das Ergebnis ist in beiden Fällen dasselbe - doch wie es heißt: Der Ton macht die Musik.
Fortschritte aufzeigen ist eine ermunternde Ansprache. Das bereits Geleistete wird vor Augen geführt und positiv bewertet. Der Übergang hin zu dem, was bisher nicht geleistet worden ist, geschieht gleitend und mit einer weich formulierten Fragestellung.
An dieser Stelle hat das Projektteam die Gelegenheit, sich zu äußern. So entwickeln sich Rede und Gegenrede, es wird daraus ein konstruktiver Dialog.
Das Aufzeigen von Fortschritten und eine damit verbundene notwendige Korrektur gehören zu den vordringlichen Aufgaben der Projektleitung. Mit einer Bewertung der bisherigen Fortschritte ist automatisch auch eine Prognose für den weiteren Projektverlauf verbunden.
Je enger die einzelnen Meilensteine geplant und terminiert sind, umso effektiver wirkt sich das Aufzeigen der jeweiligen Fortschritte aus. Dem Projektteam wird in dementsprechend kurzen Zeitabständen der bisherige Erfolg vor Augen geführt.
Die Projektleitung kann bei einer kurzen Taktung frühzeitig eingreifen mit der reellen Chance, eine Terminverschiebung des nächsten Meilensteins zu vermeiden. Um den Fortschritt möglichst deutlich zu machen, bietet sich der visuelle Soll-Ist-Vergleich an. Er stellt direkt gegenüber, wie es sein soll, und wie es tatsächlich ist.
Das Projektteam ist sich von Beginn an einig darin, das Projektziel gemeinsam erreichen zu wollen, bis hin zu müssen. Ebenso groß ist das Interesse daran, dass die Fortschritte mit der Planung Schritt halten - bestenfalls im Gleichschritt, also Eins zu eins und ohne jede Abweichung.
Projektdatenpflege und -überwachung
Das Aufzeigen von Fortschritten erfordert eine laufende und aktuelle Projektdatenpflege sowie Datenüberwachung. Das Ergebnis ist die Darstellung in den drei Spalten mit den Bezeichnungen Soll, Ist, Abweichungen.
Die werden zu jedem einzelnen Projektthema, abhängig von dem Projektfortschritt, mit einem Plus oder Minus versehen, und anschließend als Grundlage zur Diskussion in dem betreffenden Statusmeeting genutzt.
Leistungen anerkennen
Das Anerkennen von Leistungen darf nicht damit verwechselt werden, für eine ganz allgemein gute Stimmung im Projektteam zu sorgen. Anerkennung folgt immer erst im Anschluss an die erbrachte Leistung, und zwar individuell sowie personenbezogen.
Lob und Anerkennung im Beruf
Anerkennen im beruflichen Umfeld ist das Synonym für eine besondere Akzeptanz, für ein Lob, oder auch für einen Respekt. Das, was geleistet worden ist, wird dementsprechend anerkannt.
Psychologische Perspektive
Aus psychologischer Sicht ist das Anerkennen wichtig zum Erhalt und zur Förderung des Selbstwertgefühls. Das ist die Bewertung und Einschätzung, die der Einzelne von sich selbst hat. Im engen Zusammenhang damit steht das Selbstvertrauen, also das Vertrauen in die eigene Kompetenz und zu seiner Person.
Im Blick auf das gesellschaftliche Leben
Selbstwertgefühl und Selbstvertrauen werden in der heutigen Gesellschaft ganz wesentlich durch beruflichen Erfolg geprägt. Der hat direkte finanzielle, und daraus folgernd auch Auswirkungen auf das Standing in der Gesellschaft, im Familienverbund sowie im beruflichen Umfeld.
Materielle Seite
Wer beruflich erfolgreich ist, der wird anerkannt und verdient entsprechend gut. Die materielle Gegenleistung für eine erbrachte Arbeitsleistung ist der Verdienst, also der Lohn oder das Gehalt.
Die Devise lautet: Arbeit gegen Lohn.
Einen festen Arbeitsplatz zu haben ist heutzutage kein Grund für eine besondere Anerkennung, sondern eher eine notwendige Selbstverständlichkeit. Ist das so nicht der Fall, dann wird die Situation auch deswegen negativ bewertet, weil nach der abgeschlossenen Schulausbildung die Berufsausbildung mit dem sich anschließenden festen Arbeitsverhältnis wie ein Automatismus greift. Das ist in unserem Kulturkreis, in der ersten Welt so vorgesehen, weil das gesamte Leben, von der Kita bis zur Pflegebedürftigkeit, in dem Sinne vorgegeben und durchstrukturiert ist.
Selbstwertgefühl und Selbstbewusstsein tun der Seele gut, sie machen mental stark und leistungsfähig. Zu den Selbstverständlichkeiten des Arbeitgebers gehört es, die geleistete Arbeit, abgesehen von der vertraglichen Entlohnung, auch zu würdigen.
Individuelles Hervorheben der Teammitglieder
Wichtig ist es, in einem Projektteam den vom einzelnen Projektmitarbeiter für das Team geleisteten Beitrag anzuerkennen, also individuell hervorzuheben. Da jeder seine eigene Aufgabe hat, sollte die auch separat anerkannt werden.
Jeder ist auf seinem Platz wichtig, weil ansonsten das Projekt ins Rutschen gerät. Arbeiten bleiben liegen oder verzögern sich, Termine sind nicht haltbar. Im Projekt greift eins ins andere. Dazu muss das Team mit jedem einzelnen Teammitglied funktionieren.
Fazit
Je sparsamer und pointierter eine Leistung anerkannt wird, umso nachhaltiger wirkt die Anerkennung. Mitentscheidend ist auch, dass die erbrachte Leistung zeitnah anerkannt wird.
Ist der Zeitabstand zu groß, wirkt auch eine ehrlich gemeinte Anerkennung eher wie eine nachgeholte Pflichtübung. Sie verfehlt dann sehr leicht die gewollte und auch gewünschte emotionale Wirkung.