Die korrekte Begrüßung am Telefon und auf dem Anrufbeantworter
Das Telefon gilt auch als Visitenkarte eines Unternehmens. Der erste Eindruck zählt also auch bei dieser Form der Kommunikation. Daher ist eine korrekte Begrüßung am Telefon, aber auch am Anrufbeantworter durchaus von Bedeutung. Es gilt, dem Gesprächspartner freundlich gegenüber zu treten, auch wenn dies in dieser Form nur über die Stimme möglich ist. Dabei kommt es zum einen auf eine deutliche Aussprache an - zudem kann auch ein Lächeln weiterhelfen. Lesen Sie, wie Sie beim Telefonat sowie bei der Bandaufnahme bei Ihrem Kunden oder Geschäfstpartner einen guten Eindruck hinterlassen.
Die Begrüßung am Telefon
Eine korrekte und freundliche Begrüßung am Telefon ist wichtig, um bei einem anrufenden Kunden einen guten Eindruck zu hinterlassen. Nimmt man an seinem Arbeitsplatz einen externen Anruf an, begrüßt man als erstes den Anrufer mit dem Namen der Firma. Dann nennt man seinen eigenen Namen und fährt mit dem passenden Tagesgruß fort, also zum Beispiel "Guten Morgen" oder "Guten Tag".
Zusätzlich kann auch noch der Name der Abteilung genannt werden. Dies ist jedoch von den jeweiligen betriebsinternen Regelungen abhängig. Wichtig ist, die Begrüßungsformel nicht zu übertreiben, denn wenn sie zu lang ist, kann sie den Anrufer irritieren, sodass er nicht alle wichtigen Namen versteht.
Das Telefongespräch
Während des Telefonats wird empfohlen, zu lächeln, denn oft kann der Anrufer ein Lächeln am Klang der Stimme heraushören. Natürlich sollte man auch laut und deutlich sprechen, damit einen der Anrufer verstehen kann.
Hat man den Namen des Anrufers nicht richtig verstanden, bittet man ihn freundlich diesen noch einmal zu nennen. Im Zweifelsfall kann man sich den Namen auch buchstabieren lassen.
Grundsätzlich sollte man das Telefon nicht mehr als drei- oder viermal klingeln lassen. Damit der Anrufer sich vorbereiten kann, wird empfohlen, den Hörer aber auch nicht gleich nach dem ersten Klingeln abzunehmen.
Wichtig beim Telefonieren ist natürlich, dem Anrufer gut zuzuhören. Falls erforderlich, verbindet man den Anrufer mit einer anderen Abteilung.
Die Ansage auf dem Anrufbeantworter
Erfolgt ein Telefonanruf außerhalb der Geschäftszeiten, kommt in der Regel ein Anrufbeantworter zum Einsatz. Auch bei diesem Gerät gilt das Einhalten von bestimmten Maßstäben.
Bitte lächeln! Ob im Gespräch oder auf dem Anrufbeantworter: ein Lächeln hinterlässt stets einen guten Eindruck!
Was häufig falsch gemacht wird
Bei der Ansage kann man einiges falsch machen. Zu den typischen Merkmalen, die letztendlich zu einer schlechten Anrufbeantworter-Ansage führen, zählen:
- Nuscheln
- eine zu leise oder undeutliche Sprechweise
- ein zu langer Ansagetext
- eine monotone Sprechweise
- eine schlechte Tonqualität
- das Fehlen von einigen nötigen Informationen
So geht es richtig
Der Text auf dem Anrufbeantworter sollte laut und deutlich gesprochen werden; auch hier kann das bereits erwähnte Lächeln helfen. Außerdem ist darauf zu achten, dass die Ansage nicht durch Hintergrundgeräusche wie zum Beispiel Straßenlärm gestört wird.
In der Ansage enthalten sein sollten
- der Name
- die Telefonnummer sowie
- ein Gruß, den man sowohl vor als auch nach der Namensnennung unterbringen kann.
Manchmal hilft es dem Anrufer auch weiter, wenn man zusätzliche Nummern wie Faxnummer oder Handynummer angibt. Ebenso kann ein möglicher Stellvertreter genannt werden. Selbstverständlich sollte man dem Anrufer die Möglichkeit geben, eine Nachricht auf den Anrufbeantworter zu sprechen und den Rückruf anbieten.
Um das Band zu besprechen, sollte man in einen ruhigen Raum gehen. In diesem sollte man sich allein befinden, sodass nicht auch andere Stimmen auf dem Band zu hören sind.
Hilfreich ist es, die Ansage vorzuschreiben. Somit geht man sicher, alle nötigen Informationen mit einzuringen; zudem fühlt man sich auch selbst sicherer. Wichtig ist allerdings, ein einfaches Ablesen zu vermeiden; dies wirkt unnatürlich und wird in der Regel auch herausgehört.
Der nächste Tipp: sachlich bleiben. Auf sonstiges "Drumherum" wie Musik oder witzige Sprüche sollte unbedingt verzichtet werden. Der typische Satz, dass man beim Hinterlassen der Telefonnummer zurückruft, sollte natürlich eingehalten werden; anderenfalls verweist man auf die Zeiten, zu denen man erreicht werden kann.
Sich kurz zu fassen, fällt vielen Menschen schwer. Allerdings ist diese Regel bei der Ansage einzuhalten: läner als 15 bis 20 Minuten sollte sie nicht ausfallen.
Eine aufrechte Körperhaltung mit gestreckten Armen sowie lockeren Schultern ist ebenso wichtig. Auf diese Weise erzielt man eine kräftigere, voluminösere Stimme.
Und schließlich ist darauf zu achten, den Anrufbeantworter aktuell zu halten. Dazu zählt auch, den Anrufer über mögliche Betriebsferien zu informieren.
Wer bereit ist, etwas für die Ansage zu bezahlen, hat auch die Möglichkeit, diese professionell in einem Tonstudio aufnehmen zu lassen. Hierbei gibt man einfach alle nötigen Informationen weiter, sodass die Ansage schließlich ganz nach den Wünschen erfolgt.