Die strukturierte Erstellung des Businessplans

Individueller Businessplan: Nutzen und Funktion

Jedes Geschäft, jedes Business muss geplant sein. Planen heißt in dem Sinne ein logisches und strukturiertes Durchdenken, in diesem Fall der geplanten neuen Existenz. Die muss von Beginn an sowohl strategisch als auch operativ geplant werden und im Ergebnis aufzeigen, dass die Existenzgründung unter diesen Voraussetzungen berechtigte Erfolgsaussichten hat.

Der Businessplan sollte als Visitenkarte des Selbstständigen angesehen werden. Macht er einen professionellen Eindruck, wird man auch andere von seiner Idee überzeugen können - zudem sorgt man dadurch für die Basis für eine erfolgreiche Zukunft. Der Businessplan erfüllt mehrere Funktionen:

• er hilft bei der klaren Formulierung einer Idee und dabei, sich Gedanken über Produkt, Finanzierung und Zielgruppe zu machen
• er ist nötig, um Geschäftspartner, Investoren und Kreditgeber auf seine Seite zu ziehen
• er deckt mögliche Schwachstellen frühzeitig auf
• er kann davor bewahren, ein Unternehmen zu gründen, welches keine Sicht auf Erfolg aufweist

Der junge Unternehmensgeründer schreibt den Plan unterm Strich für mehrere Zielgruppen; möglich sind:

• das Arbeitsamt, wenn man sich aus der Arbeitslosigkeit heraus selbstständig machen möchte - mit vorgelegtem Businessplan hat man Anspruch auf einen Gründungszuschuss
• Investoren: ob jemand in die Idee bzw. das Geschäftsmodell investiert, hängt nicht selten davon ab, ob ein Businessplan vorliegt
• Banken: möchte man seine Bank um eine Finanzierung bitten, erwartet auch diese einen fertigen Businessplan
• Geschäftspartner: auch durch andere Partner kann eine Finanzierung zustande kommen; hierbei sollte beispielsweise an Lieferanten gedacht werden

Der Businessplan ist immer eine individuelle Planung, weil sich jedes Unternehmen, jede Existenz von der anderen abgrenzt. Dennoch hat jeder Businessplan bestimmte und feststehende Inhalte. Diese Eckpunkte sind notwendig, um das neue Unternehmen mit seiner Geschäftsidee und seinen Erfolgsaussichten anschaulich darzustellen.

Im Folgenden zeigen wir, worauf es bei der Erstellung des Businessplans ankommt...

Aufbau eines Budgetplans

Ein aussagefähiger Businessplan umfasst, inklusive Gliederung und Budgetplanung, mehrere Dutzend Seiten. Ein logischer Aufbau beginnt mit der Erläuterung zur Rechtsform des zukünftigen Unternehmens. Auf etwa einer Seite wird ausgeführt, ob es sich um ein Einzelunternehmen, oder aber um eine BGB- beziehungsweise Kapitalgesellschaft handelt.

Die Kreditwürdigkeit

Dem Existenzgründer muss bewusst sein, dass er in diesem Stadium keine gute Bonität zur Absicherung des Kreditausfallrisikos mitbringt. Kreditinstitute bewerten die Kreditwürdigkeit eines Unternehmers anhand seines unternehmerischen Erfolges. Der muss durch Unterlagen wie

• Steuererklärung
• Bilanz
• Einnahmeüberschussrechnung sowie
• durch betriebswirtschaftliche Auswertungen

belegt werden. All das hat der Existenzgründer noch nicht, er kann es gar nicht haben. Umso wichtiger ist es, dass er seine Ausführungen, Erklärungen sowie Prognosen verständlich erklärt und möglichst schon in diesem Stadium mit nachprüfbaren Zahlen, Daten oder auch Fakten unterlegt.

Informationen über Markt, Kunden und Konkurrenten sammeln

Für eine erfolgreiche Existenzgründung ist es erforderlich, den vorhandenen Markt und auch die Konkurrenz zu kennen. Jeder Unternehmer denkt und handelt nach dem Grundsatz: Was ich nicht verkaufe, das verkauft der andere; oder umgekehrt: Was der andere verkauft hat, kann ich nicht mehr verkaufen.

Der Existenzgründer kommt vielfach aus dem beruflichen Umfeld seiner zukünftigen Selbstständigkeit, oftmals als Angestellter oder Arbeiter in der betreffenden Branche. Er hat erste, allgemeine Kenntnisse über den Markt, weniger jedoch über Kunden und zukünftige Konkurrenten. Dazu erhält er nähere bis hin zu detaillierte Informationen bei der örtlich zuständigen IHK, der Industrie- und Handelskammer, sowie bei der betreffenden Innung oder dem Berufsverband.

IHK

Der erste Weg als zukünftiges Mitglied führt zur IHK. Von der Gewerbeanmeldung der neuen Existenz bei der örtlichen Gemeinde wird die Industrie- und Handelskammer automatisch, also von Amts wegen, informiert. Der Selbstständige erhält eine IHK-Aufnahmebestätigung und wird ab dann mit Unterlagen sowie Informationen wie Periodika und Newsletter versorgt. Mit einer Mitgliedschaft verbunden ist auch die Möglichkeit, sich kostenlos beraten zu lassen.

Berufsverband

In Deutschland gibt es eine Vielzahl von Berufsverbänden. Sie vertreten die Interessen ihres Berufsstandes, sie stehen den Selbstständigen mit Rat und Tat zur Verfügung.

Diese Standesorganisationen sind, abhängig von der Größe und ihrer Struktur, bundesweit, regional bis hin zu örtlich vertreten. Sie haben ein Interesse daran, dass jeder Selbstständige sein Unternehmen erfolgreich betreiben kann.

Eine zu große Dichte, also Konkurrenz, verdirbt buchstäblich das Geschäft. Sofern sich die Zahl der Kunden durch das neue, zusätzliche Unternehmen nicht erhöhen lässt, verdrängt der eine den anderen. Das ist nicht gut fürs Geschäft, weil sich Umsatz sowie Gewinn aufteilen und für jeden Unternehmer reduzieren. Um diese Situation zu vermeiden oder sie realistisch einzuschätzen, sind Kenntnisse über den Markt sowie die Konkurrenz existenznotwendig und existenzsichernd.

Für den Umsatz sowie den damit verbundenen Gewinn werden die Kunden als Abnehmer und Käufer benötigt. Zu einer Markt- und Standortanalyse gehört die richtige Einschätzung des Kundenpotentials.

Wenn es sich um ein neues, bisher nicht vorhandenes Angebot handelt, dann muss auch realistisch bewertet werden, wie diese Neuerung von den vorhandenen Kunden angenommen wird. Damit verbunden ist ein erhöhter Werbe- und Marketingaufwand, weil die Kunden mit dem neuen Angebot zunächst einmal vertraut gemacht werden müssen.

Vor Ort informieren

Ergänzend zu den fachbezogenen Informationen sollte sich der Jungunternehmer einen eigenen, ganz persönlichen Eindruck von der Situation vor Ort verschaffen. Wenn seine Branche bereits am Ort präsent ist, dann kann er als Fachmann recht schnell erkennen, was er anders beziehungsweise besser machen möchte oder sollte.

Anderenfalls kann er eigene Ideen entwickeln, ohne auf eine schon vorhandene Konkurrenz Rücksicht nehmen zu müssen. Viele Kunden halten an den einmal liebgewonnenen Gewohnheiten fest. Das gilt für das Stammlokal nach Feierabend ebenso wie für den täglichen Einkauf der Hausfrau im örtlichen Einzelhandel.

Eigene Annahmen und Prognosen wagen

Die Prognose ist eine Aussage zur zukünftigen Entwicklung. Sie unterscheidet sich durch eine objektive Abgrenzung von der Subjektivität der eigenen Annahme. Hilfreich ist es, wenn die Prognose in Teilen belegbar ist.

Zum Zeitpunkt der Existenzgründung kann der Jungunternehmer noch keine Erfahrungswerte oder gar Ergebnisse vorlegen. Er muss diese ersten Monate und Jahre buchstäblich durchleben.

Trotzdem muss er in seinem Businessplan zu verschiedenen Inhalten mit Zahlen und Berechnungen arbeiten. Er muss vorausschauend den wirtschaftlichen Erfolg kalkulieren, er muss ihn insofern prognostizieren.

Auf Konkurrenz beziehen

Entscheidend ist dabei, wie genau und realistisch seine Prognose ist, und auf welchen Grundlagen sie basiert. Hier kann beispielsweise auf Erfahrungswerte oder Vergleichszahlen von Konkurrenten und Mitbewerbern verwiesen werden. Mit einem gesunden Selbstbewusstsein lässt sich durchaus der Standpunkt vertreten: Was andere können, kann ich auch!

Qualität der Prognose

Für die Qualität einer Prognose ist die Einbeziehung von externem Fachwissen hilfreich, beispielsweise von Experten oder aus Expertisen. Eine Prognose muss die eigene Annahme neutralisieren, um objektiv zu wirken.

Objektivität wird in diesem Stadium der Existenzgründung vielfach mit Glaubhaftigkeit gleichgesetzt. Der Banker glaubt einer Prognose von Experten mehr als der Annahme des noch unerfahrenen Jungunternehmers.

Nach einigen erfolgreichen Geschäftsjahren sieht diese Situation ganz anders aus. Prognostiziert werden Erfahrungs- sowie Vergangenheitswerte in die Zukunft.

In eine Prognose dürfen weder subjektive Angst- noch Wunschvorstellungen einfließen. Sie verfälschen die Prognose, die bei kritischer Betrachtung sehr leicht ihre Wertigkeit verliert. Sie rutscht dann unmerklich hin zur subjektiven Annahme.

Fazit

Der Existenzgründer sollte durchaus eine eigene Annahme wagen. Das wird in seinem Businessplan von ihm erwartet. Tut er das nicht, entsteht leicht oder unbewusst der Eindruck, dass er von seiner Geschäftsidee nicht hinreichend überzeugt ist.

Er sollte seine persönliche Einschätzung jedoch deutlich von der Prognose abgrenzen. Von der werden objektive Bewertungen erwartet, die durch eine eigene Einschätzung zwar subjektiv, aber doch realistisch ergänzt werden. Annahme und Prognose stehen gemeinsam für die Glaubwürdigkeit und Überzeugtheit des Businessplans.

Die Möglichkeit, auf die Hilfe eines Beraters zurückzugreifen

Für den Existenzgründer ist ein schlüssiger und insgesamt guter Businessplan der unentbehrliche Einstieg zum geschäftlichen Erfolg. Ein Berater kann dabei helfen, den Businessplan zu gestalten und ihn anschließend auch zu vertreten.

Businessplan als Vorleistung verstehen

Der Businessplan ist die Vorleistung, die jeder Jungunternehmer erbringen muss. Er selbst benötigt ihn als Leitfaden dafür, wie er sein neues Unternehmen führen muss.

Extern, unter anderem bei Behörden und Kreditinstituten, wird der Businessplan als Präsentation, man könnte sagen als Referenz des jungen oder noch gar nicht existierenden Unternehmens gesehen. Nur bei einem schlüssigen Businessplan kann davon ausgegangen werden, dass sich der Existenzgründer eingehend und fachlich bezogen mit seinem neuen Unternehmen beschäftigt hat.

Unterstützung suchen

Der Existenzgründer hat vielfältige Möglichkeiten und Gelegenheiten, sich

• bei Industrie- und Handelskammer
• bei Berufsverbänden
• bei Innungen sowie
• in der Literatur

zu informieren. Überall wird ihm gerne geholfen, vielfach auch kostenlos. Diese Unterstützung ist jedoch immer punktuell, also auf die einzelne Fragen- oder Themenstellung bezogen. Im Ergebnis hat der Unternehmer eine Vielzahl von guten und verwertbaren Informationen. Aus denen muss jetzt der Businessplan zusammengefügt, also erstellt werden.

Professionelle Hilfe durch einen Berater anfordern

An dieser Stelle endet die bisherige, vielfach auch professionelle Hilfe. Der Existenzgründer ist jetzt mit der Aufgabe, einen erstklassigen Businessplan aufstellen zu müssen, auf sich selbst gestellt.

Das ist ihm in der Regel nicht möglich, weil ihm dazu Knowhow und Erfahrung fehlen. Ungeachtet dessen steht er unter dem Erfolgsdruck, dass der Geschäftsplan gut bis sehr gut sein muss. Seine Qualität steht im direkten Zusammenhang mit dem weiteren Erfolg der Existenzgründung.

Der Jungunternehmer ist jetzt gut beraten, bei einem Berater Hilfe zu suchen. Die kann ganz unterschiedlich aussehen und reicht von einer stundenweisen Beratung auf Honorarbasis bis hin zur Erstellung des kompletten Businessplans.

Dem Existenzgründer sollte bewusst sein, dass er nur mit einer guten Unternehmensberatung erfolgreich starten kann. Er braucht die Erfahrung und Tipps von Profis, weil er es zukünftig ausschließlich mit Profis zu tun haben wird.

Es wäre falsch und geradezu kontraproduktiv, an den Beraterkosten in diesem Stadium der Existenzgründung zu sparen. Sie sind als einmaliger Aufwand in der Finanzplanung zu berücksichtigen und dort entweder in die laufende Liquiditätsplanung aufzunehmen, oder in der Rubrik Kapitalbeschaffung zu veranschlagen.

Sowohl Kreditinstitute als auch Behörden haben viel Verständnis dafür, dass Kosten zur Erstellung des Businessplans durch eine kommerzielle Unternehmensberatung aufgewendet werden. Aus deren Sicht spricht das dafür, dass der Existenzgründer gekonnt investiert und erkennt, an welcher Stelle er sich externes Knowhow einkaufen muss.

"Do it yourself" ist bei der Existenzgründung zwar hilfreich und kostensparend, aber keineswegs immer die richtige Lösung. Wer sich unter Profis bewegt, der muss auch professionell auftreten.

Formale Aspekte, die man beachten sollte

Der Businessplan ist mit einer Jahres- oder mit einer Examensarbeit vergleichbar. Er muss sowohl optisch als auch inhaltlich gut lesbar, und vor allem plausibel in seinen Ausführungen sowie Schlussfolgerungen sein. Der Geschäftsplan muss ein in sich abgerundetes Gesamtwerk ergeben.

Geschäftsmäßiges Schriftbild

Der Existenzgründer erstellt den Businessplan in erster Linie für außenstehende Dritte. Er benötigt oder wünscht sich deren Hilfe und Unterstützung. Vor diesem Hintergrund muss der Businessplan im mehrfachen Sinne gut lesbar sein.

Dazu gehört ein geschäftsmäßiges Schriftbild. Gängig ist die Schriftart Arial in Punktgröße zwölf. Eine Schreibschrift oder so genannte Designerschrift verbietet sich auch deswegen, weil sie zu persönlich, fast privat wirkt. Sie wird wenig verwendet und lässt sich auch nicht besonders flüssig lesen.

Inhaltsverzeichnis und Seitengestaltung

Dem Inhalt des Businessplans wird ein Inhaltsverzeichnis vorangestellt. Es ist identisch mit der Gliederung und wird wegen der Seitennumerierung zum Schluss erstellt.

Die einzelnen Seiten können sowohl ein- als auch doppelseitig bedruckt werden. In beiden Fällen ist darauf zu achten, dass die Seiten immer an derselben Stelle numeriert werden - beispielsweise oben rechts respektive links, oder am oberen beziehungsweise unteren Seitenrand mittig zentriert.

Zum Anbringen von Notizen desjenigen, der mit dem Businessplan arbeitet, ist ein ausreichend breiter Seitenrand rechts, bei doppelseitigem Druck umgekehrt links sehr hilfreich. Nach innen hin wird ein Seitenrand zum Heften, Lochen oder Binden benötigt. Die Lesbarkeit des Textes darf dadurch nicht beeinträchtigt werden.

Rechtschreibung

Das verwendete Rechtschreibprogramm muss den Anforderungen der aktuellen, der 26. Auflage des Wörterbuches der deutschen Sprache "Duden" aus dem Jahre 2013 entsprechen. Das ist häufig nicht der Fall - im Zweifelsfalle hilft ein Mausklick hin zur Onlineausgabe des Dudens.

Auf den roten Faden achten

Der Businessplan muss durchgängig schlüssig und plausibel sein. Wenn an unterschiedlichen Stellen Bezug zueinander genommen wird, dann müssen die sachlich und rechnerisch auch passen. Was vorne so ist, kann hinten nicht anders sein.

Der Jungunternehmer muss wissen, dass der Kundenberater beim Kreditinstitut den Businessplan im wahrsten Sinne des Wortes durcharbeitet, ihn auf Herz und Nieren prüft.

Perfekter Schreibstil

Die Diktion mit Rede- und Schreibstil muss durchgängig zwar fachlich versiert, trotzdem aber verständlich zu lesen sein. Die einzelnen Inhalte dürfen nicht mit Fachausdrücken oder Fremdwörtern überfrachtet werden. Zu jeder Problem- oder Fragestellung sollte mindestens eine gangbare Antwort mitgeliefert werden.

Objektivität

Abgesehen von einem kurzen persönlich gehalten Fazit sollte der gesamte Inhalt des Businessplans objektiv und frei von persönlicher sowie subjektiver Wertung sein. Es handelt sich um einen Geschäftsplan. Geschäfte, und zwar insbesondere Bankgeschäfte, werden emotionslos auf der Basis von Zahlen und Fakten entschieden.

Korrekturlesen und Bindung

Letztendlich sollte der Businessplan mit etwas zeitlichem Abstand von vorn bis hinten als Ganzes gelesen werden, bevor er endgültig als Datei gespeichert, ausgedruckt und gebunden wird.

Von der Geschäftsidee bis zum Anhang: die mögliche Gliederung

Der Schritt in die Selbstständigkeit ist das Ergebnis eines oftmals langjährigen Überlegens sowie Abwägens von Für und Wider. In vielen Fällen war der Existenzgründer in den vergangenen Jahren als Arbeiter oder Angestellter unselbstständig tätig. Er kannte seinen monatlichen Bruttoverdienst, der pünktlich zur Monatsmitte auf dem Girokonto gutgeschrieben wurde - und auch für die Sozialversicherung mit Kranken-, Pflege-, Renten- sowie Arbeitslosenversicherung war gesorgt.

Diese Situation ist zukünftig anders. Der Jungunternehmer hat die Chance, sein Einkommen zu steigern. Damit verbunden sind das unternehmerische Risiko sowie die neue Situation, alle Versicherungen selbst abschließen und auch bezahlen zu müssen.

Dieser Sprung in die Selbstständigkeit muss gut und sorgfältig vorbereitet werden. Eine Grundlage dafür ist der Businessplan. Er ist die Arbeitsgrundlage für den Existenzgründer, an die er sich beim Auf- und Ausbau seines neuen Unternehmens halten kann und muss.

Feedback holen und Kritik annehmen

Als Feedback wird die Reaktion auf eine Anfrage bezeichnet - es ist die Rückmeldung als Meinungsäußerung zu einem bestimmten Thema. Die kann sowohl positiv als auch kritisch sein. Der Existenzgründer sollte jegliches Feedback goutieren und insofern auch Kritikfähigkeit zeigen.

Innerhalb der Existenzgründungsphase ist die Aufstellung eines Businessplans von besonderer Bedeutung. Mit ihm steht und fällt buchstäblich die Finanzierung - beispielsweise mit öffentlichen Zuschüssen, oder mit Krediten sowie Darlehen von Banken und Sparkassen.

Nur in Ausnahmefällen kann der Jungunternehmer auf eine Fremdfinanzierung verzichten, weil ihm genügend Eigenkapital zur Verfügung steht. Der Businessplan, zusammen mit der Finanzplanung, ist eine, wenn nicht die Entscheidungsgrundlage zur finanziellen Zukunft des jungen Unternehmens. Was schriftlich fixiert und ausgehändigt worden ist, das steht und ist nicht mehr so ohne Weiteres veränderbar.

Dementsprechend wichtig ist es, dass die Endfassung des Businessplans insgesamt richtig, sozusagen hieb- und stichfest ist. Der Existenzgründer sollte für diese Vorbereitungsphase ausreichend Zeit einplanen, um sich von verschiedener Seite ein Feedback einzuholen, das er anschließend noch berücksichtigen kann. Das beste Feedback nützt nichts, wenn daraus nicht die notwendigen oder wünschenswerten Konsequenzen gezogen werden.

Feedback holen

Ein Feedback, also der Wunsch nach Rückmeldung, sollte zweigleisig und parallel verlaufen. Zum einen sollte es zu den einzelnen Inhalten des Businessplans bei denjenigen eingeholt werden, die in diesen Teilbereichen mitgeholfen haben. Das ist die fachspezifische Seite.

Zum anderen sollten einige wenige Außenstehende um ihr Feedback zum Businessplan als Gesamtheit gebeten werden. Das ganzheitliche Feedback ist deswegen so wichtig, weil es inhaltübergreifend den Businessplan als Gesamtplan sieht.

Nur so lassen sich Unstimmigkeiten, Doppelungen oder Unebenheiten an Schnittstellen feststellen. Ressortbezogen sieht jeder seins, ressortübergreifend wird das Ganze betrachtet.

Kritik ernst nehmen und reflektieren

Der Existenzgründer sollte kritikoffen sein. Dabei kommt ihm die allgemeine Einstellung zugute, dass ihm jeder helfen möchte.

Menschen sehen, denken und handeln anders, sie haben eine eigene, ihre individuelle Meinung. Der Jungunternehmer ist gut beraten, jede Meinung und jede Kritik anzunehmen, sie zu objektivieren und anschließend zu prüfen, ob und wie sie in den Businessplan einbezogen werden kann, soll oder muss. Kritik nur der Kritik wegen abzulehnen ist unprofessionell.

Feedbackphase als Chance zur Optimierung des Businessplans verstehen

Je größer der Zeitrahmen für diese Feedbackphase ist, umso besser wird im Endeffekt der Businessplan. Die Kritiker nehmen sich die Zeit, den Businessplan kritisch zu lesen und zu bewerten, sei es gegen Entgelt oder kostenlos.

Sie bringen ihr Knowhow ein und sind bestrebt, aus ihrer Sicht zur Ergebnisverbesserung beizutragen. Der Existenzgründer sollte sich eine kritische Meinungsvielfalt zunutze machen und diese letzte Chance zur Optimierung seines Businessplans wahrnehmen.