Statusmeeting - Wofür ist es gut und wie läuft es ab?

Das Statusmeeting als stetiger Informationsfluss - Merkmale und Nutzen

Als Status wird der aktuelle Zustand, die momentane Situation bezeichnet. Ein Projekt lebt und entwickelt sich im Laufe des vorgegebenen Projektzeitraumes. Vor Projektbeginn ist ein Zeitplan mit den beiden Eckdaten Projektanfang und Projektende festgelegt worden.

Abhängig von Art, Umfang und Größe des Projektes ist es in Zeitabschnitte gegliedert. Die sind für das laufende Controlling eine wichtige Hilfe, weil sie bei erkennbaren Zeitverzögerungen als Korrektiv genutzt werden können.

Um ein Projekt erfolgreich zu führen und abzuwickeln, muss ein permanenter Informationsaustausch gewährleistet sein. Zwar muss nicht jeder wissen, was der andere tut - jeder muss jedoch über den Arbeitsstand des anderen informiert sein.

Das ist besonders dann von Bedeutung, wenn einzelne Projektarbeiten oder Projektschritte ineinandergreifen und in einer vorgegebenen Reihenfolge voneinander abhängig sind. Der eine muss fertig sein, damit der andere weitermachen kann.

Klappt das nicht nahtlos, stockt das Projekt an dieser Stelle. Das kann durchaus passieren, muss jedoch frühestmöglich erkannt werden. Dabei helfen Berichtswesen sowie Informationsaustausch.

Ziel und Zweck des Statusmeetings

In einem Statusmeeting werden die Teilnehmer über den Arbeitsablauf des Projektes informiert. Derartige Meetings mit Statusbericht müssen regelmäßig stattfinden - am besten werden sie im Vorhinein mit Tag, Uhrzeit und Ort sozusagen festgeschrieben.

Jeder kann sich darauf einstellen, separate Einladungen oder Informationen erübrigen sich. Je enger die Taktung der regelmäßigen Statusmeetings ist, umso seltener sind zusätzliche Meetings mit demselben Teilnehmerkreis erforderlich.

Das Statusmeeting hat auch zur Aufgabe, die Spannung innerhalb des Projektes zu konservieren und aufrecht zu halten. Alle Teilnehmer wissen, wann sie in welcher Form berichten müssen.

An der Berichterstattung aus seinem Bereich kommt niemand vorbei. Ist der originäre Teilnehmer verhindert, nimmt automatisch der vorab benannte Vertreter mit Sitz und Stimme teil.

Vom Kick-off zum ersten Statusmeeting

Zwischen Kick-off und erstem Statusmeeting darf kein allzu großer Zeitabstand sein. Beide Seiten, also Projektleitung und Projektteam, haben in diesem frühen Stadium einen besonders intensiven Gesprächs- sowie Informationsbedarf. Alle müssen buchstäblich zueinander finden, zukünftige Arbeitswege müssen sich einspielen.

Es ist eine Abstimmungsphase, in der ein ausgeprägter Gesprächs- und vor allem Informationsbedarf besteht. Die einen wollen informieren, die anderen müssen informiert werden.

Hier liegt es am Knowhow, an der Erfahrung und am Geschick der Projektleitung herauszuhören, ob der Inforationsaustausch vorbehaltlos offen und ehrlich ist. Wenn nicht, dann muss nachgehakt werden, ohne die Betroffenen zu desavouieren.

Projektdokumentation

Zur Projektdokumentation gehört auch das Protokollieren aller Statusmeetings. Abhängig von der personellen Situation ist es hilfreich, wenn durchgängig dieselbe Person dafür zuständig ist. Das kann der Projektleiter selbst sein, sein Stellvertreter oder ein damit beauftragter externer Mitarbeiter.

Über einen längeren Zeitraum gesehen lassen sich Niederschriften einfacher lesen, wenn sie von derselben Person formuliert sind. Dieses Berichtswesen muss zeitnah mit den Statusmeetings korrespondieren.

Je inhaltsreicher, also besser die Protokollierung ist, umso weniger brauchen sich die Teilnehmer selbst zu notieren. Dadurch können sie sich besser und intensiver auf den Sitzungsverlauf sowie die Wortbeiträge konzentrieren. Jedes Statusmeeting muss bestenfalls so gehaltvoll und inhaltsreich sein, dass es sich niemand erlauben kann oder möchte, daran zu fehlen.

Regeln und die richtige Vorbereitung auf ein Statusmeeting

Regelmäßige Statusmeetings sollten keinesfalls länger als eineinhalb bis höchstens zwei Stunden dauern. Diese Zeit ist ausreichend, wenn sich alle Teilnehmer darauf gut vorbereiten und das Meeting straff geführt wird.

Zu den wichtigsten Regeln beim Statusmeeting zählt:

• Die vorgegebenen Redezeiten sind einzuhalten
• Nur für das Projekt relevante und bestätigte Themen und Informationen sind zu kommunizieren
• Neue Themen mit Entscheidungs- oder Klärungsbedarf sind nur zu identifizieren und außerhalb dieses Meetings zu klären
• Bei Abwesenheit ist für eine Vertretung zu sorgen

Auch hier sei noch einmal erwähnt, dass das Statusmeeting dem reinen Informationsaustausch dient und nicht dazu da ist, Entscheidungen, Terminabsprachen oder Abstimmungen zu fällen. Diese sollten in kleinerer Runde außerhalb behandelt werden.

Für Projektleitung und Team ist die Vorbereitung recht unterschiedlich. Die Teammitglieder berichten einseitig zur Teamleitung hin. Die nimmt ihrerseits die Berichte entgegen, muss darauf reagieren und darüber hinaus zusätzlich noch über Neues und Aktuelles berichten. Diese Informationen werden vom Team zwar aufgenommen, allerdings erst anschließend, also nach dem Statusmeeting, verarbeitet und in die Praxis umgesetzt.

Protokollgenehmigung

Sofern für das Statusmeeting eine Einladung nebst Tagesordnung versendet wird, sollte spätestens jetzt das Protokoll über das vorangegangene Statusmeeting beigefügt werden. Nach dem Tagesordnungspunkt, dem TOP Begrüßung und Feststellung der Teilnehmer folgt der TOP Protokollgenehmigung.

Die ist deswegen wichtig, weil das Projekt auch auf der Grundlage dieser Niederschriften fortgeschrieben wird. Sofern sich aus dem Inhalt einzelner TOP keine Zuständigkeit zur Berichterstattung gibt, muss in der Einladung der Berichterstatter namentlich genannt werden.

Der hat so die Chance, aber auch Verpflichtung, sich auf diesen TOP besonders vorzubereiten. Er weiß, dass er persönlich dazu gefordert ist.

Zeitmanagement

Um den vorgesehenen Zeitrahmen für das Statusmeeting einzuhalten, muss es von Beginn an dementsprechend zeitlich durchstrukturiert sein. Hilfreich ist es, wenn in der Tagesordnung, kurz TO, zu jedem TOP vermerkt ist, wie viel Minuten dafür vorgesehen beziehungsweise reserviert sind.

Bei Berichten ist das relativ einfach, weil sich die Berichterstatter darauf vorbereiten können. Der TOP Aussprache hingegen ist nicht so genau kalkulierbar. Hier hat der Sitzungsleiter die Wahl zwischen einer kompakten Berichterstattung mit anschließender Aussprache zu allen Berichten, oder jeden Bericht sofort im Anschluss zu diskutieren.

Bei der einen Variante besteht ein direkter zeitlicher Zusammenhang zwischen Bericht und Aussprache, während eine Trennung beider Bereiche besser zu timen und zu strukturieren ist. Zehn Berichte mit zehn eigenen, direkt folgenden Diskussionen sprengen eher einen festen Zeitrahmen als zehn Berichte mit einer anschließenden Aussprache für alle Berichte.

Hier besteht jedoch die Gefahr, dass das eine oder andere Detail buchstäblich auf der Strecke bleibt. Das Statusmeeting ist kein Forum für bilaterale Absprachen der Teilnehmer. Sie wissen, dass das Meeting in der Zeit von … bis … stattfindet und müssen die Gelegenheit dazu nutzen, um sich vorher oder nachher, wie es genannt wird, kurz zusammenzusetzen.

Während des Statusmeetings selbst findet die Kommunikation ausschließlich zwischen Sitzungsleitung und Sitzungsteilnehmern statt, nicht jedoch untereinander. Sinn und Zweck ist der Informationsaustausch über den Arbeitsablauf, über den aktuellen Projektstatus.

An dieses enge Korsett müssen sich alle Sitzungsteilnehmer halten. Nur dann ist gewährleistet, dass in der vorgegebenen Zeit effektiv gearbeitet, sprich informiert werden kann.

Damit ist kein Diskutieren gemeint, sondern der einseitige Informationsfluss, dem die eine oder andere Nachfrage folgt. Sie muss themenbezogen sein und sich auf die Information des Vorredners beziehen. Im Einzelfall ist dann der Sitzungsleiter gefragt, um Wortbeiträge auf den Zweck des Statusmeetings als einen Informationsaustausch zu beschränken und zu begrenzen.

Tipps für ein erfolgreiches und effektives Statusmeeting

In jedem Projektstadium kommen die Projektteilnehmer mit einer gespannten Erwartungshaltung zu den turnusmäßigen Statusmeetings. Für sie gibt es Erfolgreiches zu berichten und Neues zu erfahren.

Statusmeetings werden gerne am Wochenanfang oder zum Wochenende hin durchgeführt, also vorzugsweise montags oder freitags. Der Sitzungsleiter, in vielen Fällen identisch mit der Projektleitung, muss einige Grundsätze beherzigen, damit auch bei einer längeren Projektdauer jedes Meeting für alle Beteiligten sowohl faktisch als auch emotional ein Erfolg ist.

Den richtigen Zeitpunkt wählen

Das Meeting sollte zum festgelegten Zeitpunkt pünktlich beginnen, also ohne die so genannte "akademische Viertelstunde". Zum Geschick des Sitzungsleiters gehört es, den Sitzungsbeginn so anzusetzen, dass die pünktliche Ankunft bei normalen Verkehrsverhältnissen möglich ist. Rushhour, Wochenanfang- und Wochenendverkehr sind dabei zu berücksichtigen.

Einladung mit Tagesordnung

Die Tagesordnung muss allen Sitzungsteilnehmern frühzeitig und schriftlich vorliegen - bestenfalls ein oder zwei Tage vor dem Statusmeeting. Jeder muss die Gelegenheit haben, sie online abzurufen und vor seiner Abreise zum Meeting zu lesen. Spätestens zusammen mit der Einladung nebst Tagesordnung muss das Protokoll über das vorangegangene Statusmeeting übersendet werden.

Aus der Einladung muss die Zeitdauer des Statusmeetings ersichtlich sein. Das ermöglicht den Teilnehmern die Planung des weiteren Tagesablaufs.

Sie müssen die Gewissheit haben, dass der Sitzungsleiter die selbst gemachte Vorgabe auch einhält. Der muss seinerseits davon ausgehen, dass Sitzungsteilnehmer das Statusmeeting vorzeitig verlassen, verlassen müssen, wenn der Zeitplan nicht eingehalten, also überzogen wird.

Sitzungsverkauf abwechslungsreich gestalten

Für den Sitzungsverlauf sind alle technischen Möglichkeiten auszuschöpfen. Dazu gehören

• Online- und Offlinepräsentationen
• Online- sowie Konferenzschaltungen
• Flip-Chart
• Overhead-Projektor oder
• Beamer.

Der Sitzungsverlauf sollte möglichst abwechslungsreich gestaltet werden, ohne dass Konzentration oder Effektivität zu kurz kommen. Wortmeldungen werden in einer Rednerliste notiert und der Reihenfolge nach aufgerufen.

Der Sitzungsleiter muss jederzeit verbal eingreifen können, ohne den Eindruck zu erwecken, dass er unterbricht oder "dazwischen quatscht". Er hat als einziger das jederzeitige Rederecht.

Das Statusmeeting darf keine aktuelle Frage unbeantwortet lassen. Wenn ein Thema nicht abschließend behandelt oder beantwortet wird, dann müssen ein oder mehrere Teammitglieder mit der Bearbeitung beauftragt werden.

Kommunikationsfluss

Eine Berichterstattung geschieht nicht dezentral untereinander, sondern immer und ausschließlich zentral an den Projektleiter beziehungsweise an den Leiter des Statusmeetings. Der entscheidet seinerseits über Art und Weg der weiteren Kommunikation.

Im Anschluss an das Statusmeeting sollte der Sitzungsleiter für Vieraugengespräche zur Verfügung stehen. Er selbst muss dafür zusätzliche Zeit einplanen. Als Gesprächsort bietet sich eher ein kleinerer und persönlich wirkender, als der größere Konferenzraum an.

Sofern mehrere Personen einen Gesprächsbedarf haben, sollten sie untereinander die Reihenfolge abstimmen. Der eine hat mehr, der andere weniger Zeit.

Entscheidend ist, dass der Projektleiter seinerseits für jeden Gesprächswunsch ausreichend Zeit mitbringt. Projektarbeit mit den dazugehörigen Statusmeetings ist mental anstrengend.

Der Projektleiter muss jederzeit auf der Höhe und im wahrsten Sinne des Wortes hellwach sein. Jedes Statusmeeting ist einmalig und verläuft individuell. Die Sitzungsteilnehmer sind Menschen mit ihren Stärken, Schwächen, Eigenarten und auch egoistischen Interessen. All das muss im Sinne des Projektes geschickt organisiert und koordiniert, bis hin zu durchschaut werden.