Aufbau und Inhalt einer Angebotsaufforderung
Als Angebotsaufforderung wird ein Geschäftsbrief bezeichnet, mit dem die Abgabe eines Angebotes erbeten beziehungsweise angefordert wird. Für den Empfänger ist diese Zuschrift der erkennbare Hinweis auf einen potentiellen neuen Geschäftspartner beziehungsweise Kunden. Die Aufforderung sollte daher möglichst detailliert beschrieben sein, denn nur so hat sie eine hohe Aussagekraft. Informieren Sie sich über die Angebotsaufforderung und deren notwendigen Inhalt.
Ziel und Zweck einer Angebotsaufforderung
Im kaufmännischen Bereich ist das Angebot ein Teilbereich von Einkauf und Beschaffung. Es beinhaltet die Voraussetzungen und Bedingungen, unter denen ein zukünftiges Geschäft möglich ist.
Wenn Interesse an einer Angebotsabgabe besteht, dann wird mit einer Angebotsaufforderung danach gefragt. Im Geschäftsalltag wird auch von einer Angebotsanfrage gesprochen.
Die Formulierung "Aufforderung" versteht der empfindliche und sensible Empfänger leicht als Drängen bis hin zur Nötigung für eine Auftragsabgabe. Die ist für ihn mit Mehrarbeit verbunden ohne zu wissen, ob sich daraus dann tatsächlich ein Geschäftsabschluss ergibt.
Inhalt
Je genauer die Angebotsaufforderung formuliert und inhaltlich gestaltet wird, umso aussagefähiger ist sie für den Empfänger. Es wirkt wenig professionell, wenn der in einem zweiten Geschäftsbrief nochmals nachfragen muss, weil ihm wichtige Informationen in der Angebotsaufforderung fehlen. Die wird maschinell geschrieben und auf einen Firmenkopfbogen ausgedruckt.
Zu den wichtigen Inhalten gehören:
- Genaue Bezeichnung mit Namen, Produkt-/Seriennummer des angefragten Produktes
- Detaillierte Angaben zu Materialqualität, Größe, Farbe
- Beabsichtigte Bestellmenge und voraussichtlicher Zeitraum für Produktion/Lieferung
- Liefer-/Zahlungsbedingungen inklusive Fracht und Verpackung
- Lieferzeit
- Garantie-/Gewährleistungsansprüche
- Handhabung von Reklamationen aus Gründen wie Annahme-/Liefer-/Zahlungsstörungen oder Liefermängeln
- Allgemeine Geschäftsbedingungen
In der Einleitung weist man den Anbieter darauf hin, wie man auf diesen aufmerksam geworden ist, und bittet ihn um die Zusendung des gewünschten Angebots. Im Hauptteil bietet sich eine kurze Vorstellung des eigenen Unternehmens an. Hier werden genaue Angaben zu der gewünschten Ware gemacht, dazu zählt zum Beispiel auch die Liefermenge. Handelt es sich um eine Dienstleistung, sind Arbeitsart, -umfang und der Zeitrahmen von Bedeutung.
Es folgt die Bitte der Nennung von Verkaufs- und Lieferbedingungen. Schließlich können auch weitere Fragen gestellt werden, etwa zur Verpackungsart oder der Wartung.
Zum Schluss sollte man noch eine Angabe darüber machen, bis wann das Angebot benötigt wird. Es folgt ein Hinweis auf einen künftigen Bedarf oder eine mögliche längerfristige Form der Zusammenarbeit und schließlich spricht man noch den Dank im Vorauus aus.
Verbindlichkeit
In der Angebotsaufforderung muss unmissverständlich und klar formuliert sein, ob das Angebot unverbindlich oder verbindlich sein soll. Bei einer Verbindlichkeit muss damit gerechnet werden, dass sie an eine Frist gebunden ist. Dass die Angebotsabgabe kostenlos erwartet wird, kann mehr der guten Ordnung halber in einem Nebensatz erwähnt werden.
Erstkontakt
Wenn der Geschäftsbriefempfänger aufgrund einer Angebotsaufforderung ein Angebot abgeben soll, dann erwartet er, dass sich daraus ein Geschäftsabschluss ergibt. Mit einem Auffordern macht der Absender deutlich, dass er sowohl zeitlich als auch inhaltlich an einem Angebot mehr als interessiert ist.
Bei einem Erstkontakt sollte der Geschäftsbrief eher mit Anfrage als mit Aufforderung bezeichnet werden. Niemand lässt sich gerne "einfach so" von jemandem auffordern, den er nicht kennt und deswegen auch nicht einschätzen kann. Der Kontakt kann sich sowohl zum Geschäft als auch zum Flopp des Jahres entwickeln.
Mit der eigenhändigen Unterzeichnung des Geschäftsbriefes wird die Ernsthaftigkeit der Angebotsaufforderung deutlich gemacht. Sie richtet sich von der hiesigen an die dortige Geschäftsleitung und sollte auch auf dieser Geschäftsebene beantwortet werden. Eine Voraussetzung dazu ist die korrekte Formulierung im Anschriftenfeld - hier sollte der Geschäftsbriefempfänger namentlich angeschrieben werden.