Aufbau und Inhalt einer Rechnung/Mahnung
Mahnung und Rechnung gehören immer zu einem Vorgang. Mit einer Rechnung wird die vertraglich erbrachte Leistung berechnet; sie wird in Rechnung gestellt. Ab jetzt wird der frühere Auftraggeber zum Schuldner. Bezahlt er die Rechnung nicht pünktlich und vollständig, dann erhält er, spätestens nach der freundlichen Zahlungserinnerung, eine erste Mahnung. Lesen Sie, was beim Erstellen einer Rechnung und Mahnung zu beachten ist.
Eine Rechnung wird erst nach erfolgter Lieferung und Leistung gestellt. Einer der ganz wichtigen Inhalte ist das Leistungserbringungsdatum. Bei Handwerksarbeiten wird der genaue Zeitraum aufgeführt, in dem die Leistungen erbracht worden sind - bei einem Warenversand ist es das Versanddatum.
Keine Buchung ohne Beleg
Ab dem Rechnungsversand ist die Buchhaltung des Unternehmens für die weitere Bearbeitung des Vorganges zuständig. Rechnungsbeträge sind allesamt betriebliche Einnahmen, die als solche versteuert werden müssen. Zu den häufigsten Steuern gehören die Mehrwert- sowie die Einkommensteuer.
Die Rechnungen werden solange als offene Posten geführt, bis sie bezahlt worden sind. Dann werden sie als so genannter Rechnungsbeleg dem betreffenden Kontoauszug zugeordnet und dort nach dem Grundsatz abgeheftet: Keine Buchung ohne Beleg.
Inhalt
Rechnungen werden immer auf dem Firmenkopfbogen ausgestellt. Zu den Pflichtinhalten einer Rechnung gehören:
- Rechnungsdatum (Datum, an dem die Rechnung ausgestellt/geschrieben wird)
- Rechnungsnummer (fortlaufend, einmalig und unverwechselbar)
- Genaue Waren-/Leistungsbezeichnung, die in Rechnung gestellt wird
- Leistungserbringungsdatum
- Rechnungsbetrag, gegliedert in Nettobetrag, gesetzliche Mehrwertsteuer in Prozenten und Summe, Bruttobetrag
- Fälligkeitsdatum/Zahlungsziel
- Skontierung mit Prozentsatz
- Kontoverbindung zur Begleichung der Rechnung (kann von derjenigen im Firmenbriefbogen abweichen)
- Hinweis auf eine Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht nach § 19 UStG (Umsatzsteuergesetz)
- Bei umsatzsteuerpflichtiger Rechnungsstellung Angabe der USt-IDNr., der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
Aufbau
Eine Rechnung muss nicht zwingend unterzeichnet werden. Mehr und mehr ist die Formulierung üblich "Diese Rechnung ist auch ohne Unterschrift gültig".
Im Gegensatz zu einem Geschäftsbrief kann in einer Rechnung sowohl auf die Anrede als auch auf die Schlussformel verzichtet werden. Stattdessen wird, gerne im Fettdruck sowie in einer größeren Schriftgröße, das Wort "Rechnung" als zentriert platzierte Überschrift verwendet.
Außer den Pflichtinhalten wird bei der Rechnung auf jede weitere Ausführung verzichtet. Fließtext ist unüblich und ergibt sich meistens auch gar nicht.
Je häufiger Rechnungen ausgestellt werden, umso naheliegender ist es, sie mit einem Rechnungsvordruck zu schematisieren. In dieses Rechnungsformular werden lediglich noch die individuellen Daten für den einzelnen Rechnungsempfänger eingetragen. Alle anderen Inhalte bleiben als Textbaustein unverändert oder werden leicht abgewandelt übernommen.
Mahnung
Bezahlt der Kunde die Rechnung nicht, wird in der Regel zunächst einmal eine Zahlungserinnerung an diesen versendet. Erst nachdem auch daraufhin nicht gezahlt wird, kommt es zum Versenden einer ersten Mahnung.
Die Mahnung ist ein neutral und geschäftlich gehaltener Geschäftsbrief. Darin werden nur die ganz wesentlichen Inhalte der Rechnung wiederholt, wie
- das Rechnungsdatum und die Rechnungsnummer
- der Rechnungsendbetrag abhängig von der Pflicht zum Umsatzsteuerausweis in Brutto oder Netto, sowie
- das Fälligkeitsdatum.
Mahnung und Rechnung gehören immer zu einem Vorgang, sodass sich in dem Mahnschreiben weitere Details zur vorangegangenen Rechnung erübrigen. Wichtig ist, eine Mahnung auch als diese zu kennzeichnen. Zudem muss ersichtlich sein, dass der Kunde die Zahlungsfrist - trotz Erinnerung - überschritten hat.
Die erste Mahnung kann nach Ablauf der Frist, die auf der Zahlungserinnerung festgelegt wurde, versendet werden. Auch wenn man eine zweite Mahnung verschickt, sollte man die Mahnungen nicht numerieren - anderenfalls ist es häufig so, dass der Kunde sowieso noch die zweite erwartet und sich nicht dazu verpflichtet fühlt, jetzt zahlen zu müssen.
Begleicht der Kunde aber auch nach Ablauf dieser Frist nicht, wird in der Regel eine zweite Mahnung versendet. Diese gleicht der ersten, nur sollte hier eine kürzere Zahlungsfrist genannt werden.
Es gibt auch noch die dritte Mahnung. Diese gilt als letzte Mahnung und enthält die Erwähnung von gerichtlichen Schritten, sollte der Kunde jetzt nicht zahlen - es wird zum letzten Mal eine Zahlungsfrist angegeben. Zudem wird deutlich gemacht, dass die folgenden Schritte für den Kunden kostenpflichtig sind.
Gerät dieser in Zahlungsverzug, hat man Anspruch auf Mahngebühren bzw. so genannte Verzugszinsen. Handelt es sich um Geschäftskunden, betragen diese normalerweise 8 % des Gesamtbetrags. Privatkunden müssen 5 % draufzahlen.
Erfolgt auf die letzte Mahnung keine Reaktion, muss ein gerichtliches Mahnverfahren eingeleitet werden. Den entsprechenden Mahnbescheid kann man beim örtlichen Amtsgericht beantragen.